Det fremgår af arbejdspladsens sygefraværspolitik, hvornår der skal afholdes samtale henholdsvis ved længerevarende sygefravær og ved hyppigt korterevarende sygefravær.

Den sygemeldte og nærmeste leder vil som udgangspunkt altid deltage i  en sygefraværssamtale og den sygemeldte har ret til at tage en bisidder med. Derud over vil det typisk fremgå af sygefraværspolitikken hvem der ellers kan deltage i samtalen.

Forskellige samarbejdspartner og fagpersoner kan også deltage efter behov. Det er vigtigt, at der er et formål med hvem som deltager, og derfor kan deltagerkredsen være forskellig fra samtale til samtale. Eksempelvis kan den første samtale have et begrænset antal deltagere. Herefter vil man ofte vide mere om, hvem det vil være relevant at inddrage i det videre forløb.

Deltagerne kan f.eks. være:

• Den overordnede leder

• Tillidsrepræsentanten

• Arbejdsmiljørepræsentanten

• HR-konsulent og personalejurist

• Repræsentant fra Jobcentret (ofte særlig relevant)

• Den faglige organisation

• Konsulenter fra Koncern HR: Konsulenter fra Det Sociale Kapitel, Konsulenter fra Fysisk Arbejdsmiljø eller konsulenter fra HR Udvikling

Både leder og medarbejder kan med fordel forberede sig inden sygefraværssamtalen. Via nedenstående link finder du et eksempel på en guide til sygefraværssamtale - henholdsvis til lederen og til medarbejderen. 

Se eksempel på guiden til sygefraværssamtale i Sygefraværspolitik for Koncedrn HR (pdf)

Med udgangspunkt i sygefraværssamtalen laves der aftaler eller udarbejdes en plan for at forebygge fremtidig sygdom ved kortvarige sygdomsperioder eller for tilbagevenden ved længerevarende sygdom. Planen skal være afbalanceret i forhold til medarbejderen, arbejdsmiljøet og arbejdspladsens behov. En sådan plan kaldes også for en fastholdelsesplan. 

Hvis medarbejderens situation er sådan, at det ikke er muligt at udarbejde en plan, aftales tidspunkt for næste sygefraværssamtale.

Den syge medarbejder er ikke forpligtet til at fortælle, hvilken sygdom den pågældende har, men skal indgå i en dialog om den forventede varighed af sygdommen. Herudover skal der være en dialog med henblik på at lave aftaler eller en fastholdelsesplan.

Lederen er ansvarlig for at der laves en skriftlig indkaldelse og et notat fra sygefraværssamtalen. Notatet udleveres til medarbejderen, som kan komme med kommentarer. Notatet journaliseres på personalesagen.

I din arbejdsplads' sygefraværspolitik kan du læse nærmere om, hvilke krav der er i jeres politik til indkaldelsen og notatet.