I bilag til Kasse- og regnskabsregulativet – ”Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer” er beskrevet de overordnede retningslinjer og at Koncern HR udarbejder retningslinier og vejledning for håndtering af sager om eftergivelse/ afskrivning af for meget udbetalt løn, der skal godkendes af direktionen.

Af bilaget fremgår:

Hvis en medarbejder ved en lønudbetaling får en forkert udbetalt løn, rettes dette ved først givne lejlighed (næste lønudbetaling).

Hvis der er tale om for meget udbetalt løn over en periode som følge af forkert indplacering, forkerte tillæg eller et forkert timetal, er udgangspunktet, at Region Midtjylland har krav på at få beløbet tilbagebetalt, medmindre tilbagebetalingen under de konkrete omstændigheder ville være urimelig eller særlig byrdefuld for lønmodtageren. Det er her afgørende, om lønmodtageren vidste eller burde have indset, at der er udbetalt for meget løn.

Den gældende retspraksis er restriktiv og stiller store krav til arbejdsgiveren om at kunne føre bevis for, at lønmodtageren har været i ond tro, ligesom den tidsmæssige udstrækning af den forkerte lønudbetaling er afgørende.

Hvis lønmodtageren har været i god tro, vil der ofte være behov for at eftergive det for meget udbetalte eller afskrive et formelt stillet og bogført krav på tilbagebetaling.

Kompetencen til at eftergive/afskrive for meget udbetalt løn følger bevillingsniveauet.

Driftschefen/hospitalsledelsen har kompetencen til at eftergive for meget udbetalt løn op til 50.000 kr.

Eftergivelse/afskrivning herudover skal forelægges Forretningsudvalget.

Såfremt eftergivelsen/afskrivningen overstiger 10.000 kr., skal Koncern HR på baggrund af en redegørelse for sagen, inddrages i afgørelsen, herunder om den for meget udbetalte løn bør søges inddrevet ad rettens vej. I sådanne tilfælde inddrager Koncern HR Regionssekretariatets juridiske enhed.

Inddragelsen af Koncern HR skal dels sikre en ensartet behandling mellem driftsenhederne, dels være en sikkerhed for driftschefen/hospitalsledelsen.

Samtidig kan Koncern HR sikre intern læring af fejl samt opsamling af information.

Koncern HR udarbejder en årlig redegørelse herom til Direktionen.