Ved et arbejdsgiverkontrolbesøg fra SKAT bør der forefindes:

1. Oversigter over hvilke medarbejdere, der har arbejdsmobiltelefon/smartphone til rådighed 
2. Aftaler (Tro og love erklæring) om anvendelse af arbejdsmobiltelefon med disse medarbejdere 
3. Dokumentation for, at det kontrolleres, om der sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster", eller om der sker betaling af private udgifter

Specielt vedr. punkt 1: Oversigt

Den enkelte afdeling har en opdateret fortegnelse over samtlige udleverede arbejdsmobiltelefoner med angivelse af hvilke medarbejdere, der beskattes og hvilke medarbejdere, der ikke beskattes, og som har underskrevet en Tro og love erklæring.

Lederen er forpligtede til løbende at informere løn- og personaleafdelingen om udlevering, aflevering og ændrede vilkårsaftaler for brug af arbejdsmobiletelefoner på blanketten: ”Udlevering af arbejdsmobiltelefon,-smartphone,-tablet”.

Løn- og personaleafdelingen har en opdateret fortegnelse over samtlige udleverede arbejdsmobiltelefoner i enheden med angivelse af hvilke medarbejdere, der beskattes og hvilke medarbejdere, der ikke beskattes, og som har underskrevet en tro og love erklæring.

Løn- og personaleafdelingen sikrer, at der sker korrekt indberetning i lønsystemet vedr. ”Beskatning af fri telefon” og dermed til Skat.

Specielt vedr. punkt 2: Tro og love erklæring

Den enkelte afdeling har en komplet fortegnelse eller samling af underskrevne Tro og love erklæringer vedr. ”Beskatning af fri telefon”.

Lederen er forpligtede til at sikre, at alle medarbejdere i afdelingen med skattefri arbejdsmobiltelefon underskriver en Tro og love erklæring, og at denne sendes til løn og personaleafdelingen, som arkiverer dokumentet under p-sagen.

Se blanket "Udlevering af arbejdsmobiltelefon, -smartphone, -tablet" her.

Løn- og personaleafdelingen har en komplet fortegnelse med alle underskrevne tro og love erklæringer vedr. ”Beskatning af fri telefon”.

Specielt vedr. punkt 3: Dokumentation for kontrol

Kontrol af fakturaer sker hos den enkelte leder, som i forvejen er ansvarlig for løbende at kontrollere afdelingens budget. TDC, som p.t. er regionens teleleverandør, fremsender normalt fakturaer hvert kvartal.

Lederen gennemgår på sædvanlig måde afdelingens fakturaer med henblik på godkendelse i ØS Indsigt. Ved denne gennemgang skal det samtidig kontrolleres, at der for en medarbejder ikke er sket væsentlig afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" i form af en markant stigning i udgiften til telefoni/dataforbrug, eller om medarbejderen har brugt arbejdsmobiltelefonen til betaling af private udgifter f.eks. donering af penge til indsamlinger, køb af varer osv.

Hvis kontrollen afslører privat forbrug, tilføjes dette som en note til fakturaen i ØS Indsigt. Noten tjener som dokumentation for, at kontrollen har fundet sted.

Der skal i forlængelse heraf foretages en individuel kontrol af, om medarbejderen uden arbejdsmæssig begrundelse har anvendt arbejdsmobiltelefonen i forbindelse med ferie og/eller weekender.

Viser undersøgelsen, at afvigelserne m.v. kan forklares i arbejdsmæssige forhold, anføres dette i en ny note til den pågældende faktura i ØS Indsigt, og der foretages ikke yderligere.

Viser undersøgelsen, at afvigelserne m.v. ikke kan forklares i arbejdsmæssige forhold, og at den skattefri arbejdsmobiltelefon har været anvendt til private formål, skal der ske ”Beskatning af fri telefon” vedr. den pågældende medarbejder. Jf. skattereglerne skal beskatningen ske for den fulde periode, hvor medarbejderen har haft arbejdsmobiltelefonen til rådighed uden at være i beskatning. Dette anføres også i en note til fakturaen i ØS Indsigt. HR-/personaleafdelingen skal underrettes om, at vedkommende skal ”Beskattes af fri telefon”.

Hvis der konstateres private internationale samtaler, private opkald til betalingsnumre, betalinger, donationer og lignende, skal den pågældende selv afholde disse omkostninger efter samme retningslinjer som medarbejdere, der beskattes af deres arbejdsmobiltelefon.