Adgang til personalesager

Læs om reglerne for adgang til personalesager og generelt om de regler, der gælder for personalesager i Region Midtjylland.

Hvem har adgang til en personalesag?

Alle sagsbehandlere i den lokale HR afdeling
Leder/ledelse og den/de medarbejdere i afdelingen, som lederen har bemyndiget hertil.

OBS: Alt aktivitet på personalesager logges

Kan man få adgang til egen personalesag?

Alle medarbejdere har ret til aktindsigt i egen personalesag.
En anmodning om aktindsigt skal ikke begrundes og kan både være mundtlig eller skriftlig.
En anmodning om aktindsigt skal rettes til egen leder eller den lokale HR afdeling.
Hvis anmodningen rettes til lederen, så skal lederen kontakte den lokale HR afdeling.
En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette, på grund af fx sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

I det omfang, der konkret er en saglig begrundelse for det, kan der være en videre adgang til en medarbejders personalesag(er) end ovenfor anført.

Afsnitsledelse henvender sig til afdelingsledelse

En afsnitsledelse kan ved henvendelse til afdelingsledelsen, anmode om få adgang til en del af eller hele en konkret personalesag, der hører under afdelingen. Dette gælder kun medarbejdere, der er ansat i afsnittet / på institutionen. Der kan ikke gives adgang til en personalesag i forhold til en ansøger til en stilling i afsnittet / på institutionen.

Den enkelte afdelingsledelse vurderer om adgangen kan og skal gives.

Dette kan f.eks. være når:

Afsnitsledelsen ønsker oplysning om medarbejderens lønmæssige forhold ved ansættelse i tidligere afsnit
Afsnitsledelsen ønsker oplysninger om medarbejderens tidligere bevilling af kurser
Afsnitsledelsen ønsker oplysninger om hvorvidt medarbejderen er anmeldt som TR eller AMIR i forbindelse med ansættelse på et andet afsnit

Ledelsen af en afdeling / institution henvender sig til den lokale HR-/personaleafdeling

Ledelsen af en afdeling / institution kan ved henvendelse til den lokale HR-/personaleafdeling anmode om adgang til en del af eller hele en konkret personalesag, der hører under HR området (HMU området). – Dette gælder kun for medarbejdere, der aktuelt er ansat i afdelingen / på institutionen. Der kan ikke gives adgang til en personalesag i forhold til en ansøger til en stilling i afdelingen / på institutionen.

Den enkelte HR-/personaleafdeling vurderer om adgangen kan og skal gives.

Dette kan f.eks. være når:

Afdelingsledelsen ønsker oplysning om medarbejderens lønmæssige forhold ved ansættelse i tidligere afsnit
Afdelingsledelsen ønsker oplysninger om medarbejderens tidligere bevilling af kurser
Afdelingsledelsen ønsker oplysninger om hvorvidt medarbejderen er anmeldt som TR eller AMIR i forbindelse med ansættelse på en anden afdeling

En HR-afdeling henvender sig til en anden HR-afdeling

En HR-/personaleafdeling kan ved henvendelse til en anden HR-/personaleafdeling anmode om adgang til en del af eller hele en tidligere medarbejders personalesag. – Dette gælder kun medarbejdere, der er ansat. Der kan ikke gives adgang til en personalesag i forhold til en ansøger til en stilling.

Koncern HR henvender sig til et hospital

Koncern HR kan efter henvendelse til det enkelte hospital få adgang til konkrete medarbejderes personalesager.