Der orienteres indledningsvist kort om status vedrørende den generelle situation omkring COVID-19. Efterfølgende vil der være dialog om, hvordan medarbejdere og ledere har oplevet den hidtidige periode med COVID-19. Mødedeltagerne bedes forud for mødet reflektere over, hvordan de har oplevet perioden, fx med hensyn til betydningen for patientforhold, arbejdsmiljø, nye arbejdsformer mv.

Direktionen vil indledningsvist give en kort orientering om status vedrørende den generelle situation omkring COVID-19 med særlig fokus på somatikken, Psykiatri og Social, præhospital, stabe og fællesfunktioner, herunder status for den gradvise øgning af aktiviteter i sundhedsvæsenet.

Efterfølgende vil der være gensidig dialog om, hvordan medarbejdere og ledere har oplevet at være en del af organisationen i den hidtidige periode med COVID-19. Mødedeltagerne bedes forud for mødet reflektere over, hvordan de har oplevet perioden fx med hensyn til betydningen for patientforhold, arbejdsmiljø, nye arbejdsformer mv.

Der kan henvises til Region Midtjyllands hjemmeside, som dagligt opdateres med bl.a. antal indlagte med COVID-19 på regionens hospitaler, antal ansatte med bekræftet COVID-19 mv: www.rm.dk

Link til læringsportal, som samler undervisningsmateriale, der understøtter kompetenceudvikling af sundhedsfagligt personale under COVID-19:
https://www.rm.dk/om-os/organisation/center-for-e-laering/kurser/hjemmedier-med-laringsindhold/covid19undervisningsmateriale

Links til Koncern HR's hjemmeside og FAQ om medarbejderforhold vedr. COVID-19:

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/retningslinjer/medarbejderforhold-i-forbindelse-med-coronavirus/

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/retningslinjer/medarbejderforhold-i-forbindelse-med-coronavirus/faq/   

Punktet blev udsat til et ekstraordinært møde, som efterfølgende blev afviklet 26. maj  

Behandlingen af punktet er refereret her.

Det blev indledningsvist gjort opmærksom på, at medarbejdersiden i HMU for Psykiatri og Social om formiddagen var blevet bekendt med, at der pågår en proces vedr. eventuelt fordeling af medarbejdere i administrationen og HR i forhold til den ny organisering af Psykiatri og Social. Det undrer meget, da det endnu ikke er politisk vedtaget, hvilket ønskes drøftet.

Tine Ebler forklarede, at de i samråd med bl.a. Koncern HR har valgt at opstarte proces-sen af hensyn til de berørte medarbejdere, så de ikke skal gå for længe i usikkerhed – og de forberedende processer er naturligvis med tydeligt forbehold for, at regionsrådet vedtager forslaget til en ny organisering. Det er meget længe at skulle vente med at starte processen op fra høringsmaterialet blev sendt ud indtil slutningen af juni, hvor det behandles i regionsrådet. Det har været drøftet i LMU i administrationen, som er den eneste afdeling, der bliver berørt af opsplitningen rent personalemæssigt, og det drejer sig om i størrelsesordenen 10 medarbejdere. LMU har ønsket, at processen kører nu for at minimere usikkerheden. I HMU mente nogen, at processen var forceret. Derfor har man skrevet i materialet, at adskillelsen – hvis den bliver godkendt - træder i kraft 1. juli, men med tre måneders overgangsperiode netop for ikke at forcere processen.

Det blev fra medarbejderside udtrykt stor forundring over, at emnet var på RMU-dagsordenen for en uge siden, og at ingen havde nævnt, at processen var igangsat.

Det blev endvidere fra medarbejderside bemærket, at det er vigtigt, at medarbejderne  kan få fat i deres tillidsrepræsentant og organisation, når de får at vide, hvor de frem-over skal være. Det kan være vanskeligt i forcerede processer og særligt i den nuværende situation med COVID-19.

Pernille Blach Hansen konstaterede, at man undrer sig over den igangsatte proces, før den politiske beslutning er truffet. I stedet for at bruge hele den afsatte tid på at drøfte dette vender ledelsen tilbage til RMU med en skriftlig tilbagemelding.   

Herefter fulgte drøftelsen af COVID-19.

Direktionen orienterede indledningsvist kort om seneste nyt:

Den seneste tid har været præget af en del samarbejde med kommunerne og almen praksis omkring, hvem der skal testes, og hvad de praktiserende læger skal gøre. Hver gang Sundhedsstyrelsen har skriftet retning, har det givet anledning til nye drøftelser. Samarbejdet har været aftagende, idet de færre COVID-19-indlagte bevirker, at kommunerne skal hjemtage færre.

Værnemiddellagrene er fyldt godt op.

Der er arbejdet meget med at få etableret de hvide testtelte. Der er løbende udfordrin-ger med at følge op på statens beslutninger om, hvem der skal testes. Længden af køerne til test-teltene varierer meget, men det forventes at finde et naturligt leje. I øjeblikket er der tilstrækkelig kapacitet, som beror på en kæmpe indsats fra bl.a. mikrobiologisk afdeling på Aarhus Universitetshospital. Den næste store udfordring er, hvordan vi kommer tilbage tæt på det normale niveau hvad angår almindelige akutte og planlagte patienter. I øjeblikket bruges der rigtig mange ressourcer på patienter, som kunne være COVID-19-smittede.

Herefter fulgte en drøftelse af, hvordan mødedeltagerne har oplevet den hidtidige periode med COVID-19.  

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• I forhold til genåbning, så undrer det, at man på hospitalerne kan blive indkaldt til personalemøder med 25 deltagere fra klinikken, mens man i regionshusene opfordrer til, at mange arbejder hjemme, og der er restriktioner med hensyn til at mødes.

• Det er rigtig set, at der er anlagt en forsigtighedstilgang i regionshusene, hvor der er lagt op til at de opgaver, der kan løses hjemmefra, fortsat løses på den måde. Der blev afviklet et ret stort politisk møde for 1 1/2 uge siden med den korrekte afstand og håndhygiejneforanstaltninger. Svend Ellermann-Eriksen har udtalt, at han vil være tryg ved et 20-personers møde med kritisk vigtige personer, hvis de følger reglerne om afstand og hygiejne mv.

• Betyder det, at vi igen kan få møder med fx HR-afdelingen i Regionshuset? Ja, det kan man, hvis man overholder reglerne om, hvor mange der må være i mø-delokalerne mv. Lederne i regionshusene planlægger med, at der må være ca. 1/3 af medarbejderne på arbejde med fysisk fremmøde ad gangen, så man er der på skift – også i kantinen.  

• Der har netop været afholdt møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling, hvor der var stor opbakning til den plan, der er lavet for at komme til-bage. Hjemmearbejde har fungeret godt, og der er virkelig blevet arbejdet meget. Der er ingen grund til at holde møder med 25, hvis det ikke er nødvendigt. Der må appelleres til, at vi også fremover vurderer, hvad der er fornuftigt.  

• Nogle steder har de, som konkret har passet covid-patienter, et stort behov for at "blive samlet op". Ikke blot individuelt, men i fællesskab med dem, som de har arbejdet sammen med under covid-krisen, da de har stået i nogle faglige meget udfordrende situationer. Der er lige fra starten blevet meldt nogle fine tilbud ud fra regionen om bl.a. debriefing. Nu hvor mange er kommet tilbage til de afdelin-ger, hvor de oprindeligt var ansat, bliver dette efterlyst igen. Måske skal der igen gøres opmærksom på nogle af de gode tilbud fra regionen, så de kan genbesøges. Der er i øvrigt gode erfaringer i regionen omkring debriefing i fællesskab med TR, MED-system, AMIR og ledelser. Der er også behov for opsamling i MED-systemet.

• Mange medarbejdere har behov for ro i forhold til at komme tilbage til en hver-dag. Alle har været berørt, og alle har gjort deres bedste. Selvom intentionen har været, at flytningerne skulle ske med mest mulig medinddragelse og indflydelse, så er det ikke altid sket. Det gør, at nogle medarbejdere har været voldsomt trykket. Der er bekymring for arbejdsmiljøet, når vi nu skal til at indhente aflysningerne som følge af coronakrisen. Kan arbejdsglæden fortsat bestå? Vi er allerede nu presset i forhold til at få arbejdsplaner til at hænge sammen og også i forhold til at få ansat erfarne sygeplejersker.  

• Der blev udtrykt ros til hospitalsguideordningen og samarbejdet om denne. I be-gyndelsen var man som hospitalsguide bange for at få virus med hjem, men ef-terfølgende står man tilbage med en oplevelse af at have været med til at gøre en stor forskel. Forhåbentligt har vi hjulpet med til at få borgerne til at forstå budskabet om at spritte hænder og holde afstand - og forhåbentligt vil det fortsætte.   

• Der er tilbagemeldinger fra medarbejdere om bekymring over, at hospitalsguideordningen er lukket ned. Lige pludselig kommer der rigtig mange mennesker, og de overholder ikke altid afstandskrav mv. Medarbejderne kommer til at "agere politibetjente" i venteværelserne, og det giver nogle udfordringer.  

• Der er tilbagemeldinger om, at det har været frustrerende, at retningslinjerne for brug af værnemidler ikke er blevet efterlevet på samme måde, og at der kommer forskellige tilbagemeldinger fra hygiejneorganisationer på de forskellige hospitalsenheder. Der kan også være forskellige meldinger fra den samme hygiejneorganisation på samme hospitalsenhed.

• Nogle medarbejdere er blevet rigtig presset af coronasituationen, hvilket gør, at arbejdsmiljøet også bliver presset i forhold til tolerancen og rummeligheden overfor kolleger. Nogle af vores sårbare ansatte, der selv er i risikogruppen, og som ikke arbejder i områder med risiko for smitte, oplever at få kommentarer med på vejen om, at det måske er selvforskyldt, hvis man er i risikogruppen pga højt BMI. Det er et symptom på, at arbejdsmiljøet virkelig er presset nogle steder.

• Nogle synes, at det har været rigtig spændende at få nogle nye opgaver, mens andre bare gerne vil blive ved deres sædvanelige opgaver. Uforudsigeligheden opleves af nogen som en virkelig stor belastning.

• Fælleserklæringen og forståelsen af den - frustration frem og tilbage om, hvad der gælder for Danske Regioner, og hvad der gælder for Region Midtjylland - fylder fortsat. Hvornår er det normal dagligdag, og hvornår er det ikke? Vi har forskellige synspunkter, men der er ikke tvivl om, at det frustrerer. Det, at man ved, hvad man skal og evt. stå til rådighed for, at man har mulighed for selv at byde ind, opleve sine faglige kompetencer og være så tryg som muligt, mangler fortsat. Som noget positivt kan fremhæves Regionshospitalet Horsens som et godt eksempel på, hvordan man har været i drøftelse med de ansatte individuelt og frivilligt om deres ønsker og behov, hvilket har været med til at imødekomme og forebygge mange frustrationer.  

• Alle har lært at spritte hænder og holde afstand. Ser man på bybilledet i Aarhus de seneste dage, hvor der er åbnet mere op, så er der mange eksempler på, at det hurtigt skrider. Det kunne være en god idé at fortælle og kommunikere tydeligt til vores patienter og pårørende om, hvad forventningerne er, når de kommer ind på hospitalerne.

• Det er en bekymring, vi alle deler. Vi har masser af informationsmateriale, men vi kommer ikke udenom den personlige kontakt. I arbejdsmiljøsammenhæng har vi kaldt det 3-meter-reglen. Det er vi nødt til at tage på os i forhold til patienterne. Vores personale kan om nogen stå på et fagligt fundament. Vi skal i øvrigt give rum til efterrefleksioner på hospitalerne og i de enkelte afdelinger samt i HMU og LMU'erne. Vi skal have snakket om, hvad det er vi har oplevet.  

• Er det ikke nu inden sommerferien, at vi bør se på, hvordan et eventuelt bered-skab kan se ud i tilfælde af en 2. bølge, og hvem der kunne tænke sig at byde ind på opgaven? Der følger kompetenceudvikling med, og mange har sagt, at havde de bare fået lidt mere af det, så ville de bedre have kunnet klare situationen, da de stod i det.

• Hospitalerne arbejder med, hvordan vi kan gøre os klar til en 2. bølge. Vi ved ikke, om den kommer, men vi skal være forberedt på det. Med hensyn til kompe-tenceudvikling og -vedligeholdelse, så arbejdes der på regionalt niveau med det. Vi har også drøftelser om, hvordan vi tackler, hvis vi får en klynge af smitte et sted. På de forskellige matrikler er man i gang med at planlægge alt dette.   

• Det her er helt essentielt, og derfor er det vigtigt at komme i dialog om, hvem der har lyst til og interesse i at indgå i en eventuel 2. bølge. Da vi startede var der ingen vej udenom, men nu har vi tiden og muligheden for at involvere de ansatte og de faglige organisationer. En stor og varm opfordring til, at vi ikke bliver for firkantede i, hvad man mener at kunne. Vi ved, at vi skal stille med et beredskab på 1100 senge på landsplan.

Pernille Blach Hansen samlede afslutningsvist op på drøftelsen og takkede for input. Den uforudsigelighed, der har været de seneste måneder, har udfordret os alle. Nogle trives med spændende nye og meget udfordrende opgaver, mens andre synes, at det har været svært og meget uforudsigeligt. Ingen tvivl om, at det har været en periode, som har presset os rigtig meget. Der er også sket meget godt, og vi er lykkedes med rigtig mange gode ting. Der er leveret en imponerende indsats i en svær tid.

Det er rigtigt, at der er noget, som vi skal have samlet op. Der er afdelinger og medarbejdere, som har været ramt forskelligt – nogle er slidte, andre ikke så meget. Måske er det nu, hvor man får mærket efter, at det står klart, at man har brug for hjælp. De til-bud, som Koncern HR sendte ud i starten af conora-krisen, skal genudsendes.

Retningslinjer og værnemidler har fyldt rigtig meget - og indkøb af værnemidler har været et udfordrende kardinalpunkt, både i forhold til at skaffe nok rettidigt og i forhold at blive så samstemte som muligt på tværs af afdelinger, matrikler, regioner og sektorer, så vi bruger de samme retningslinjer og værnemidler til de samme ting.

Det er godt for os alle, at der er sommerferie inden længe, for der er mange, der trænger til det. Vi skal have lavet nogle planer for, hvordan vi på den lange bane kommer tilbage til almindelig aktivitet og få indhentet noget af det, som vi er kommet bagud med. Hospitalsguideordningen er et rigtig godt eksempel på, at vi kan hjælpe hinanden i Region Midtjylland. Et rigtig godt initiativ, hvor mange har hjulpet. Vi må løbende holde øje med at se, hvordan det går.

Konklusion

Orienteringen om status blev taget til efterretning og det blev drøftet, hvordan medarbejdere og ledere har oplevet den hidtidige periode med COVID-19. Erfaringer vil blive taget med i det videre arbejde og i forhold til de videre evalueringer.

Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) samt Arbejdspladsvurdering (APV) 2018/2019 fremlægges til orientering. Som følge af den nuværende situation med COVID-19 foreslås perioden for TULE/APV ændret, så alle arbejdspladser i Region Midtjylland gennemfører i 2021. Der laves en fælles temperaturmåling med få udvalgte spørgsmål i slutningen af 2020 for at følge op på trivsel i den nuværende situation.

RMU besluttede på mødet den 29. januar 2016, at alle arbejdspladser i Region Midtjylland skal gennemføre Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) hvert andet år, og at TULE og Arbejdspladsvurdering (APV) kan gennemføres samtidigt.

TULE er gennemført i hele regionen i perioden fra september 2018 til november 2019. I samme periode er der lavet APV-kortlægning.

Der er udsendt i alt 27.510 TULE-spørgeskemaer i perioden. Svarprocenten er 71 %, hvilket er det samme som i sidste TULE-runde 2016/2017.

Der er lavet i alt 1.269 afsnitsrapporter. Desuden er der udarbejdet 145 afdelings- og hospitalsrapporter.

Der vedlægges et notat om TULE/APV 2018/2019 med fremhævelse af nogle af resultaterne.

Udsættelse af næste TULE og APV
Næste TULE og APV er planlagt til gennemførelse i hele Region Midtjylland i perioden august 2020 til juli 2021.

TULE-planlægningen på de enkelte enheder går i gang ca. ½ år før selve afviklingen – det vil sige for nogle i foråret 2020.

Da regionens arbejdspladser i foråret 2020 har oplevet en særlig belastning på baggrund af COVID-19 og den begyndende afvikling af ventelister, har direktionen besluttet, at den oprindelige plan for afvikling af TULE/APV bliver rykket.

Aarhus Universitetshospital har tidligere fået godkendt en udskydelse til perioden august til december 2021. Direktionen har i den forbindelse tilkendegivet, at Aarhus Universitetshospital skal tilbage i "rullet" med de øvrige enheder i Region Midtjylland. Ved en udsættelse til 2021 skubbes "rullet", og det opnås fremadrettet, at alle arbejdspladser gennemfører i samme år.

Valg til arbejdsmiljøorganisationen skal være afsluttet senest den 15. januar 2021, og det vurderes ikke at have betydning for udskydelsen.

Med en udskydelse vil Region Midtjylland fortsat overholde Arbejdsmiljøloven i forhold til, at APV skal gennemføres mindst hvert 3. år. Endvidere har alle mulighed for løbende at oprette en APV-sag i ArbejdsMiljøSystemet. Dertil kommer APV'er ved væsentlige ændringer af rammer/arbejdsprocesser, jf. nedenfor.

Fokus på medarbejdernes trivsel i mellemtiden

Den normale 2-årige kadence mellem undersøgelserne vil blive udvidet til 2 ½ år.

For at sikre data på trivsel i mellemperioden, har direktionen besluttet, at der skal laves en fælles temperaturmåling i slutningen af 2020 baseret på få udvalgte spørgsmål. Det forberedende arbejde pågår i øjeblikket.

Der kan i øvrigt i perioden mellem TULE afvikling arbejdes med medarbejdernes trivsel på andre måder:

I forhold til at understøtte trivsel anbefaler Koncern HR, at ledere i Region Midtjylland, indtil næste TULE/APV afvikles, fokuserer på det, man allerede gør og ved virker. Den allervigtigste faktor er her nærværende ledelse, da det sætter fokus på samarbejdet om arbejdsopgaven, og på at lykkes sammen. Løbende fokus på trivsel i den daglige dialog giver mulighed for at følge op på og understøtte trivslen.

Det vil også være muligt at følge op på trivsel gennem APV, hvor den enkelte arbejdsplads kan igangsætte en måling, ligesom den enkelte medarbejder altid vil kunne udfylde en APV i forhold til trivsel.

Endelig gøres der opmærksom på, at der skal gennemføres APV inden for de 3 første måneder efter indflytning og ibrugtagning af nye/ændrede rammer eller væsentlig ændring af arbejdsprocesser. For at understøtte dette arbejde er der udviklet forskellige enkle metoder, der kan anvendes af arbejdsmiljøgrupperne. APV-systemet anvendes til den videre sagsbehandling.

Fra det uge 22, vil der også være mulighed for lokalt at afvikle TULE spotmålinger med afsæt i egen lokal spørgeramme (afsæt i TULE-spørgsmålene, en spørgsmålsbank med supplerende trivselskategorier eller lokalt udarbejdede spørgsmål).

I forbindelse med COVID-19 har Koncern HR – i form af information pr. mail til hospitalsenhederne, RMU og på hjemmesiden – samlet forskellige muligheder for hjælp og støtte – samt gode råd. Materialet vil også være klar til brug efter tiden med COVID-19 - https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/udvikling/covid-19/ 

Punktet blev udsat til et ekstraordinært møde, som blev afviklet  26. maj.

Behandlingen af punktet er refereret her.

Pernille Blach Hansen henviste til resultaterne af TULE 2018/2019 i sagsfremstillingen. Arbejdspladserne er lidt i utakt med hensyn til, hvornår de afvikler TULE, og man har ledelsesmæssigt haft et ønske om at få det tilpasset, så rullet kører mere afstemt, og vi er i stand til at trække koncerntallene på et meningsfuldt tidspunkt. Direktionen har drøftet det og er kommet frem til, at det er hensigtsmæssigt at ændre kadencen, så alle arbejdspladser kører TULE i 2021.

Det er imidlertid for længe at vente med at tage temperaturen på organisationen til 2021, særligt fordi vi i foråret har været igennem situationen med COVID-19. Det foreslås derfor, at vi laver en "TULE-light" i efteråret som en mindre proces og med færre spørgsmål, så vi får "taget temperaturen" og får en aktuel status på alle arbejdspladser. I 2021 gennemføres det større TULE-forløb, så alle rammer nogenlunde det samme tids-punkt, og vi dermed kan sende landstal til Danske Regioner og trække Region Midtjylland tallene på et meningsfyldt tidspunkt.     

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• TULE-processerne har ofte været langstrakte på grund af behovet for efterfølgende konsulenthjælp. Vil der være nok konsulentbistand til rådighed, hvis vi alle kører i 2021?

• Ditte Hughes svarede, at der helt klart vil være konsulentbistand til rådighed, og det er aftalt i RMU, at der maksimalt må være tre måneder fra det tidspunkt, hvor man svarer på TULE til man har dialogen om resultatet, så en del handler også om planlægning. Koncern HR appellerer til, at man samtidig med planlægning af, hvornår man ønsker at gennemføre TULE også planlægger sin opfølgning. Det bør tænkes i en sammenhæng.

• Det er en god idé med en lightudgave af TULE her i efteråret. Det kan holdes op imod den fælles erklæring, som formandskabet udsendte om, at alle arbejdspladser i Region Midtjylland i løbet af de næste 6 måneder skal evaluere samarbejdet og dialogen i hverdagen. Vi kan herved se, om det ekstra fokus på samarbejde og dialog har virkning i de forskellige LMU'er og HMU'er.

• Ditte Hughes orienterede om, at der i uge 22 vil være mulighed for at afvikle en TULE-spot-måling, hvis den enkelte arbejdsplads ønsker det. Det er noget andet end TULE-lightmålingen, som skal laves i hele organisationen. Der er mulighed for at gøre begge dele. Derudover er der altid mulighed for at lave løbende APV i  de enkelte afdelinger.

• Hvis man kobler covidsituationen sammen med en TULE-light og en APV, så kan man også binde nogle sløjfer i forhold til at få gennemarbejdet, hvordan det har været i forbindelse med covid-situationen. Signalværdien i, at der skal køre en proces i efteråret er rigtig god i forhold til medarbejderne i stedet for blot at udsætte TULE til 2021.   

• Der blev fra Kost og Ernæringsforbundets side spurgt til, om der kan laves en ka-tegori, så deres medlemmer kan se sig selv i materialet. De står i dag blot under servicepersonale. Ditte Hughes svarede, at de valgte kategorier er aftalt tværre-gionalt på landsplan, så det er formentligt vanskeligt. Hun vil undersøge mulighe-derne og vende tilbage med et svar.

• Pernille Blach Hansen takkede for input og for, at deltagerne havde haft mulighed for at prioritere den ekstra time til at mødes.   

Konklusion

Orienteringen om resultaterne af TULE/APV 2018/2019 og ændring af afviklingen, så alle arbejdspladser gennemfører TULE/APV i 2021 blev taget til efterretning.

• Notat om TULE og APV
• TULE_hele_regionen_scorer_fordelt_på_køn_alder_stilling_2018-19
• Hele_regionen_19-12-2019_2018, 2019
• Regionernes-faelles-trivselsmaalingsrapport-fra-januar-2017
• Oversigt over APV-sager i hele RM - 2018-2019