Dagsordener og referater Regions-MEDudvalget

Velkomst og præsentation af dagens program ved Pernille Blach Hansen.

Der vil herefter være en kort præsentationsrunde.

Deltagerliste for temadrøftelser 7. juni 2019 er vedlagt som bilag.

Pernille Blach Hansen bød velkommen til mødet og præsenterede kort dagens program efterfulgt af en kort præsentationsrunde.

• Deltagerliste temadrøftelser 7. juni 2019

RMU-formandskabet og facilitator Søren Viemose vil indledningsvist kort samle op på drøftelserne dagen forinden og den forudgående proces omkring et godt samarbejde i MED-systemet. De vil bl.a. fortælle om, hvad de ser som vigtige pejlemærker for et godt samarbejde, der understøtter både organisationens opgaveløsning, trivslen og gode relationer mellem ledelse og medarbejdere.

Herefter vil der blive lagt op til dialog med afsæt i nedenstående spørgsmål:

• Hvordan oplever vi samarbejdet, og hvad vil vi gerne have mere/mindre af for at samarbejdet bliver endnu bedre og opleves vedkommende og relevant?

• Hvordan opleves samspillet mellem HMU'erne og RMU, og hvad kan RMU gøre for at understøtte samarbejdet i HMU/det øvrige MED-system?

RMU-formandskabet og facilitator Søren Viemose samlede kort op på drøftelserne dagen forinden og den forudgående proces omkring samarbejdet i MED-systemet.

Anja Laursen redegjorde kort for forløbet, hvor medarbejdersiden i RMU i september 2018 valgte at gå fra RMU-mødet. De sagde ikke samarbejdet op, men gav ledelsen og regionsrådet en tænkepause. Medarbejdersiden havde oplevet, at samarbejdet var blevet sværere og sværere med en tiltagende grad af usikkerhed og manglede inddragelse i processer. Det var en meget vanskelig situation. Kort tid efter blev Christian Boel konstitueret regionsdirektør, og det ændrede meget hurtigt på samarbejdet. Næstformandskabet har kun samarbejdet med Pernille Blach Hansen i kort tid, men kan allerede sige, at samarbejdet er meget godt. Næstformandskabet hører, at der nu også bliver lyttet mere og anderledes i nogle HMU'er.

Jette Ohlsen konstaterede, at sommerseminaret er en tradition. I år er der en hel anden stemning og dialog end sidste år. Pernille Blach Hansen har fra første dag vist imødekommenhed og været lyttende og anerkendende. Formandskabsmøderne er også blevet helt anderledes end tidligere. Jette Ohlsen udtrykte stor anerkendelse af Søren Viemoses arbejde og sagde, at hun har de bedste forhåbninger for det fremtidige MED-samarbejde. Det ordinære møde dagen forinden havde været godt. Der blev lyttet til det hele – både det gode og det dårlige.

Pernille Blach Hansen bemærkede, at det er svært at være "den nye i klassen" i sådan en proces. RMU havde et rigtig svært punkt på dagsordenen i går - den økonomiske situation på Aarhus Universitetshospital. Der havde været en god dialog med respekt for hinanden, og det er imponerende sagens alvor taget i betragtning og meget påskønnet. Det viser noget om, hvad et MED-udvalg kan, når det fungerer godt. Det er ikke farligt at have forskellige holdninger, man skal blot tale respektfuldt sammen. Hun kvitterede afslutningsvist for et godt samarbejde i formandskabet.  

Søren Viemose fortalte herefter om den rejse, som formandskabet har været på i forbin-delse med denne proces. Rent praktisk blev han inviteret til at assistere i at forbedre samarbejdet. Der blev afholdt et dagsmøde, hvor RMU-formandskabet, Ole Thomsen og Søren Viemose talte situationen rigtig godt igennem. På baggrund heraf blev der lavet nogle bestræbelser på, hvordan de gerne ville samarbejde fremadrettet. Derudover har Søren Viemose i den forgangne periode været med til formandskabsmøderne og RMU-møderne.

Formandskabets samarbejde er afgørende for, hvordan et MED fungerer. Det sker dog ikke på bekostning af klarheden i deres roller og synspunkter, men handler om håndteringen heraf. Det, der er forsvundet, er den til tider hårde tone, og det ikke at lytte færdig til hinandens synspunkter. RMU-møderne har fungeret godt. Der er produktive, værdiskabende og reflekterende dialoger, og deltagerne kan gå hjem og gøre nogen ting på en anden måde, end man ellers ville have gjort.

Søren Viemose gav udtryk for at han "træder af" med en god fornemmelse af, at det kommer til at gå rigtig godt med MED-samarbejdet. Det har været drøftet, hvorvidt han også skulle arbejde med samarbejdet i HMU'erne og LMU'erne, men det er besluttet at holde det til samarbejdet i RMU-formandskabet og lade det smitte af på resten af MED-systemet. Han takkede for samarbejdet og sagde, at han havde været meget glad for at komme ind i maskinrummet og opleve den passion, der eksisterer.

Der fulgte herefter en øvelse "på gulv" med dialog om, hvordan mødedeltagerne synes samarbejdet går, hvad der er kendetegnende for samarbejdet, og hvor de kunne tænke sig, at samarbejdet udviklede sig yderligere i retning af (gulvet var opdelt i fire kvadrater med følgende betegnelser, der var forklaret på planche: kontrollerende MED, retningslinjeskabende MED, informations MED og strategisk og innovativt MED).    

Bemærkninger fra øvelsen:

• For 15-20 år siden ville vi have ageret primært som et kontrollerende og informerende MED. Vi har en MED-aftale, som er god, men som vi heldigvis meget sjældent har brug for. Der er i stedet fokus på politikker og værdier, og hvad vi kan blive enige om. For meget fokus på retningslinjer kan være hæmmende for udvikling.

• Region Midtjylland er en kæmpestor organisation. Vi vil helst være et strategisk og innovativt MED, men nogle gange er vi nødt til at lave retningslinjer.

• Informationer er også meget vigtige - fx informationerne i går om Aarhus Universitetshospitals økonomi og logning. Drøftelserne bliver kun halve, hvis man ikke har tilstrækkelig information. Det er opløftende at se, hvordan deltagerne stiller sig og signalerer ønsker om primært at arbejde strategisk og udviklingsorienteret med fokus på borgernes behov.

• Vi kan ikke kun spille på en streng. Det er dejligt, at der er lyst til at være i det strategiske og innovative. Det giver et godt billede af, at vi ser den samme bevægelse, men samtidig at vi er nødt til også at løfte andre roller indimellem. Det handler også om, at vi skal blive mere opmærksomme på og bevidste om, hvilken funktionstilstand vi lægger op til og befinder os i under møderne.      

• Søren Viemose opfordrede afslutningsvist til opmærksomhed omkring det behagelige og udviklende, der ofte er forbundet med den strategisk fokuserede arbejdsform, når man bevæger sig i retning af de øvrige roller for et MEDudvalg.  

Herefter fulgte dialog i grupper om, hvordan samspillet mellem HMU'erne og RMU opleves, og hvad RMU kan gøre for at understøtte samarbejdet i HMU/det øvrige MED-system?

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

Bord 1: Fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

• Vi har en meget stor palet af funktioner, som giver nogle særlige udfordringer.

• RMU skal være den, der præciserer og inspirerer til emner, som kan være værd at drøfte i HMU -  nogle temaer, som kan brede ideerne ud.

• RMU skal spotte de gode ting, som er værd at bringe videre.

Bord 2: Regionshospitalet Horsens

• Hvad sker der, hvis et MED-niveau ikke fungerer – et LMU, et HMU, RMU? Så lukker de sig om sig selv og glemmer at se op.

Bord 3: Psykiatri og Social

• RMU kan være "kulturførende" som det fx blev set i forbindelse med den fælles drøftelse vedrørende den økonomiske situation på Aarhus Universitetshospital dagen forinden, hvor der er gensidig respekt, en god tone og ikke censureret no-get.

• Hvordan kan man få niveauerne til at hænge mere sammen – fx via kontaktudvalg mellem HMU og RMU?  

Bord 4: Aarhus Universitetshospital

• Der er stor forskel på, hvordan de enkelte LMU'er fungerer. Det har positiv be-tydning, at der er RMU- og/eller HMU-repræsentanter med.

• Hvordan kan RMU styrke de LMU'er, som ikke fungerer godt? Det, der bremser, er, at ansvaret for at varetage MED-arbejdet ikke er ligeså stort, når man kommer ud i et LMU.

Bord 5: Hospitalsenhed Midt

• Det er befordrende, at der også er HMU-medlemmer i RMU. Bruger vi den viden aktivt nok i HMU'erne?

• Positivt at RMU nogle gange siger, at det kan I selv behandle i HMU.

• Vi kunne godt mere aktivt løfte relevante temaer op i RMU.

Bord 6: Hospitalsenheden Vest

• "Matrikel-repræsentationen" i RMU er meget vigtig.

• Er det muligt, at HMU'erne kan få lettere adgang til RMU-referater via Prepare.

• Der bør være en mere sikker forretningsgang for vigtige emner fra RMU-møderne. Hvordan sikrer vi, at denne viden kommer ud? Det drukner nogle gange. Når referaterne sendes ud, kunne de også gå til HMU-sekretærerne (HMU-sekretærerne får cc i forbindelse med mail om frigivne dagsordener og referater).

• HMU er inviteret med i dag. Det kunne fint være to gange årligt.

Bord 7: Regionshospitalet Randers

• Regionshospitalet Randers har ikke været repræsenteret på medarbejderside i en periode og er glad for, at de nu er igen.

I forhold til hvordan LMU'erne fungerer er der mulighed for at kontakte Koncern HR for bistand og rådgivning. De praktiske forslag fra dagens drøftelser følger Koncern HR op på.

(o)

Anja Laursen bemærkede, at man fra medarbejderside har gjort sig stor umage med repræsentationen af alle områder i forbindelse med valg/udpegning til RMU. Nogle gange sker det dog hen over en valgperiode, at et RMU-medlem flytter matrikel.

Konklusion

Pernille Blach Hansen takkede for de mange gode input, som vil blive taget med ind i formandskabet. Der er en fælles opfattelse af, at vi har et godt samarbejde. Der er samlet op på den proces, der har været i RMU-formandskabet, og der blev tegnet et billede af, at der er genetableret et godt samarbejde og udtrykt ønske om en fortsat udvik-ling i retning af et strategisk og innovativt MEDsystem.
(o)

• Slides godt samarbejde i RMU og MED v/Jakob Olesen
• Slides Hvad er meningen? v/Søren Viemose

Ifølge MED- og Arbejdsmiljøaftalen for Region Midtjylland skal RMU én gang årligt drøfte status på arbejdsmiljøområdet på baggrund af den årlige arbejdsmiljøredegørelse. RMU besluttede i juni 2016 at fortsætte med de 3 strategiske fokusområder (Sundhed og trivsel, Ergonomi og forflytning samt Ulykkesforebyggelse) i 3 år for perioden 2017-2019 med mulighed for årligt at justere underpunkterne.

Ifølge MED- og Arbejdsmiljøaftalen for Region Midtjylland skal RMU én gang årligt drøfte status på arbejdsmiljøområdet på baggrund af den årlige arbejdsmiljøredegørelse. RMU besluttede i juni 2016 at fortsætte med de 3 strategiske fokusområder (Sundhed og trivsel, Ergonomi og forflytning samt Ulykkesforebyggelse) i 3 år for perioden 2017-2019 med mulighed for årligt at justere underpunkterne.

Arbejdsmiljøredegørelse 2018 er en elektronisk udgivelse, der giver overblik over arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland. På baggrund af hovedpointerne fra redegørelsen samt input fra de årlige arbejdsmiljødrøftelser i Lederforum for HR den 6. maj og HR-/Personalechefkredsen den 16. maj 2019 drøftes fokus for arbejdsmiljøindsatsen i 2020. Der var bred tilslutning i HR Lederforum til, at de nuværende fælles fokusområder skal fortsætte i 2020 og afvente, at der foreligger en ny national handlingsplan for arbejdsmiljøet, og at der skal ske en tættere opfølgning i forhold til arbejdsmiljøindsatsen, blandt andet ved øget brug af data.

Fælles mål og ansvar for arbejdsmiljøindsatsen bidrager til at lykkes som bæredygtig region. Opmærksomhedspunkter og tendenser for det fremadrettede arbejdsmiljø fremgår af kapitel 12 i redegørelsen.

Der vil blive lagt op til drøftelser i grupper om:

• Hovedbudskaberne i Arbejdsmiljøredegørelse 2018

• Behovet for en justering af underpunkterne til fokusområder for 2020 (jf. vedlagte baggrundsnotat)
• Hvordan styrker vi effekten af det fælles forebyggende arbejdsmiljøarbejde og systematisk videndeling af gode arbejdsmiljøløsninger  

De 3 strategiske fokusområder med underpunkter i 2019 blev på baggrund af RMU's drøftelse i juni 2018 fastsat til:

Sundhed og trivsel

Vi vil:

• Inddrage arbejdsmiljø ved planlægning og samarbejde om kerneopgave, forandringer og omstillinger
• Understøtte arbejdet med balance mellem arbejdsmængde og ressourcer
• Øge stolthed, arbejdsglæde og motivation ved at fremme det gode patient-/borgerforløb
• Øge trivsel og sikkerhed ved at forbedre og forenkle arbejdsgange

Ergonomi og Forflytning

Vi vil:

• Fremme en sikkerhedskultur, hvor brug af velfungerende hjælpemidler er det naturlige og sikre valg
• Inddrage arbejdsmiljø ved byggeri, indretning og ibrugtagning
• Indarbejde krav i forhold til arbejdsmiljø ved indkøb og udbud

Ulykkesforebyggelse

Vi vil:

• Styrke sikkerhedskultur, systematik og analyse med henblik på læring og handling
• Forebygge farlig adfærd, fjerne risikofaktorer og understøtte sikre vaner med særlig opmærksomhed på nyansatte, praktikanter og studerende
• Nedbringe risiko for vold, trusler og chikane

Arbejdsmiljøindsatsens fokus er retningsgivende for det fælles arbejdsmiljøarbejde og skal indarbejdes i MED- og Arbejdsmiljøorganisationens handleplaner for 2020. Driftsområderne kan fokusere på de indsatser, der er særligt relevante for dem at arbejde med. Arbejdsmiljøindsatsen kan, i det omfang det er relevant, understøttes af fælles tværgående initiativer.

Jonna Pedersen, kontorchef, Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø, præsenterede kort hovedbudskaberne i Arbejdsmiljøredegørelse 2018.

De slides, som blev brugt i forbindelse med præsentationen, er vedlagt som bilag.

Formålet med drøftelsen var at få highlightet de områder, som er vigtige at have fokus på i 2020. I den forbindelse blev RMU's opmærksomhedspunkter for 2019 kort gennemgået. Lederforum for HR har anbefalet, at de tre overordnede fokusområder fastholdes i 2020, og at vi afventer den nye nationale handlingsplan for arbejdsmiljøet.

Region Midtjylland har nedbragt antallet af ulykker hos nyansatte i den første ansættelsesuge. Der er dog en evident tendens til øgede ulykker i det første års ansættelse, hvilket viser, at det er vigtigt at bruge de data vi har og - bruge dem rigtigt ved valg af fokus.

Der fulgte herefter en gennemgang af påbud fra Arbejdstilsynet 2007–2018.

Perspektiver med særligt potentiale i den forebyggende arbejdsmiljøindsats er psykisk arbejdsmiljø, muskel-skeletbesvær, sikkerhedskultur og sikker adfærd, håndtering af kemikalier, sikkerhedsrådgivning, natarbejde og indkøb.

I arbejdsmiljøredegørelsen er der forsøgt adresseret nogle nye tendenser på arbejdspladserne, herunder digitaliseringens betydning for arbejdsmiljøet og bæredygtigt arbejdsmiljø.

Karen Ingerslev, kontorchef, Koncern HR, Udvikling, inviterede efter præsentationen af hovedbudskaberne i Arbejdsmiljøredegørelsen til dialog i tremandsgrupper om:

• Hvad er vigtigst for at vi kan have et godt arbejdsmiljø og opleve arbejdsglæde?
• Hvilke tendenser henholdsvis udfordrer og fremmer et godt arbejdsmiljø?
• Er der noget vi skal være særligt opmærksomme på?

Dette blev efterfulgt af fælles drøftelse i plenum om:

Hvad betyder det for den retning og de mål, vi sætter for arbejdsmiljøindsatsen i 2020?     

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

Arbejdsglæde, trivsel og involvering

• Gode arbejdsvilkår skaber gode ledere. Hvordan onboarder vi ledere? Vi kan dele erfaringerne med hinanden.

• Fundamentet mellem leder og medarbejdere er tillid, og ressourcerne er vigtige.

• Forandringer med involvering skaber ejerskab.  

• Arbejdsglæde/trivsel fremmes af mulighed for planlægning af egne vagter. Høj grad af inddragelse skaber arbejdsglæde.

• Kobling mellem patientsikkerhed og arbejdsglæde og sikkerhed. Forskning viser, at arbejdsmiljøet også betyder noget for patientsikkerheden og patienttilfredsheden.

• Samarbejde er vigtig og synliggørelse af det, der er godt. Vi kunne godt fejre nedgangen i sygefraværet i stedet for at fokusere på at jage de sidste 0,2 pct. Det, der flytter allermest, er arbejdsglæde og passioner.

• Vi skal tale om det, vi når.

• Hvordan fremmer vi relationsopbygning og inddragelse – fx i TRIO'er?

• Relationer, prioritering og faglige normer skal i fokus.

• Vi skal styrke udnyttelsen af de mange kompetencer, der er til stede for at løfte arbejdsglæden.

• Arbejdsglæde er vigtig. Det er også vigtigt, at vi ved, at vores arbejdsplads tager hånd om os, hvis der skulle ske noget (sygemelding).

• Vi skal have fokus på det, der giver mest mening. Inddragelse er vigtig.

• Vi skal se på, hvor udfordringerne i forhold til det psykiske arbejdsmiljø kommer fra.

Vilkår, ressourcer og prioritering

• Det er forskelligt, hvad vi er optaget af – i Hospitalsenheden Vest er vi er mest optaget af at flytte til Gødstrup.

• Basale ting skal være på plads – det er forskelligt, hvor langt vi er.

• Vi kender ofte de udfordringer, der bør tages fat på. Det er svært at finde tid til at omsætte de gode intentioner.

• Hvordan sætter vi rammer og vilkår for at arbejde med det, vi sætter fokus på? Og hvordan finder vi rum og tid til at arbejde og vælge, så det er realistisk?

• Prioritering og fokus er afgørende. Hvordan kommer vi til en fokuseret plan?

• Skal vi have en kultur, der sætter rammen for "det vi beskæftiger os med"?

• Hvilke normer sætter vi for opgaveløsningen? Hvordan bliver vi mere forudseende? Hvor kommer normer for det, der er godt nok, fra?

• Bekymrende at sætte en norm op for, hvilken faglighed vi skal have. Vi skal tage fat i, hvad det er der gør, at medarbejderen kan trives i det. Vores omsorgsfag er et vilkår, som vi skal tage alvorligt.

• Hvor skabes normer og værdier for kvalitet, og hvordan passer de med de tilstedeværende ressourcer?

• Er vi nødt til at fokusere noget mere og vælge nogle få punkter ud? Måske skal vi bare skabe succes på et enkelt punkt. For mange pejlepunkter er svære at rykke på.

• Skal vi fokusere på virkeligheden og vælge ét punkt som fokus for noget, som vi vil forbedre?

Fakta og data

• Væsentligt med faktabaseret dialog, som kan anvendes til at skabe bedre balance mellem opgaver og kvalitet.

• Hvordan balancer vi handling på baggrund af følelser og fornemmelser med data/fakta?

• Hvad er det vi taler om? Fakta kan hjælpe os på vej til nogle andre fortællinger. Fakta er ikke kun tal og data. Fakta kan hjælpe med at flytte fokus.

• Data bør have afsæt i nutiden.

• Faktabaseret tilgang mellem opgaver og ressourcer.

Udvikling og forandringer

• Vi skal tage tydeligere afsæt i nutiden - måske tager vi for meget afsæt i det gamle.

• Vi er på vej til noget nyt: Hvordan understøtter vi det med fakta/historier/tal, så vi får fokus på handlemuligheder?

• Vi er i konstant forandring og skal tænke innovativt og smartere, hvilket presser arbejdsmiljøet. Vi har forskellige vilkår. Vi skal huske konsekvensvurdering, når vi indfører nyt.

• Nytænkning kræver tillid. Hvor finder vi den buffer af tid, der giver plads til nytænkning?

Indsatser

• Rekruttering og onboarding er vigtigt – både for den enkelte medarbejder, kollegerne og ledelsen.

• Hvordan tager vi os klogt af nyansatte, så de ikke kommer til skade eller rejser?

• Er vi som organisation gode nok til at støtte op om den enkelte, der bliver "ramt" fx af sygdom, og vedkommende kolleger.

• Vi skal måske fremadrettet se på, hvordan balance i privat-/arbejdsliv også styrkes. Der er forskellige behov i livsfaserne. Kan vi hjælpe den enkelte til det? Det kan på sigt også hjælpe på sygefraværet.

Øvrige bemærkninger

• Tænk arbejdsmiljøet naturligt ind: hvad betyder det, hvilke konsekvenser har det, vi arbejder med osv. Arbejdsmiljøet skal med i alt det, vi beskæftiger os med.

• Arbejdsmiljøet har behov for ledelse, der fremmer og afstemmer fokus og kvalitet.

• TULE og APV viser ikke det, der er på vej – fx. problemer med overarbejde. Historierne skal også frem lokalt. Vi overser meget, hvis fokus er på APV og TULE alene.

• Hvordan gør vi det lettere for MED- og arbejdsmiljøorganisationen at arbejde?

• Vi skal holde en pause – HMUérne skal have ro til at arbejde.

Konklusion

Pernille Blach Hansen konkluderede, at der kom mange ting frem under arbejdsmiljødrøftelsen, som flyttede sig til en lidt bredere drøftelse om sundhed og trivsel.

Det afspejler meget godt det, som fylder meget rundt omkring i afdelingerne i øjeblikket. Der er i sagsfremstillingen lagt op til, at de tre nuværende fokusområder fortsætter i 2020. Langt det meste af det, som blev sagt under dagens drøftelse var fokuseret omkring det første indsatsområde om sundhed og trivsel, og herunder underliggende emner som arbejdsglæde, mening, inddragelse, nærvær og tilstedevær. Det bør derfor overvejes om sundhed og trivsel skal være det primære fokusområde i det kommende år. Der vil blive kommunikeret nærmere om dette til HMU'erne efter sommerferien.   

• Arbejdsmiljøredegørelse 2018
• Baggrundsnotat til årlig arbejdsmiljødrøftelse i RMU juni 2019
• Aftale om arbejdsmiljøindsats og forhold på arbejdsmarkedet
• Ulykker med fravær 2013-2018 - Region Midtjylland i alt
• Datapakke over påbud jan 2012 - apr 2019
• Slides arbejdsmiljødrøftelse 2019 v/Jonna Pedersen

Emnet er valgt efter ønske fra både medarbejder- og ledelsesrepræsentanter i RMU, og temaet var også på dagsordenen til mødet mellem forretningsudvalget og RMU den 21. maj.

Der lægges op til dialog og erfaringsudveksling om:

1) Hvad vi oplever er afgørende for, at vi kan rekruttere og fastholde? (udover et godt arbejdsmiljø, jf. punkt 3)

2) Gode eksempler på, hvad der konkret kan gøres for at understøtte rekruttering og fastholdelse/trivsel nu og i fremtiden.  

Der kan bl.a. tages afsæt i nedenstående emner og baggrundsinfo/data:

• Konkrete eksempler på hvad der har stor betydning for trivslen og mulighederne for at kunne rekruttere og fastholde kompetente medarbejdere

• Personale(politiske) tiltag som bør have særlig opmærksomhed - f.eks. uddannelse/kompetenceudvikling, opgaveflytning, indflydelse på arbejdstid, livsfase/seniorpolitik, personalegoder, fremme ligestilling/mangfoldighed eller…?

• Hvad skal vi være særligt opmærksomme på i forhold til bestemte medarbejdergrupper, som f.eks. nyansatte og erfarne?

• Eksempler på hvordan vi er en god uddannelsesarbejdsplads i forhold til studerende - vores kommende kolleger
• Kommunikation om vores arbejdspladser, fag og jobmuligheder

• MED-udvalgs bidrag til, at vi har attraktive arbejdspladser, som kan rekruttere, udvikle og fastholde

• Betydningen af Region Midtjyllands ledelsesgrundlag – særligt værdibaseret styring, målbillederne og vægt på balancer mellem målopfyldelse, ordentlighed, nytænkning og bæredygtighed   

Baggrundsinfo og data

Behovet for velfærdsuddannede i Region Midtjylland

RMU fik den 6. december 2018 præsenteret resultaterne fra en analyse vedr. behovet for velfærdsuddannede i det midtjyske område frem til år 2028 (offentliggjort i november 2018).

Analysen belyste forskellige fremskrivninger og scenarier for fremtidens behov for medarbejdere inden for faggrupperne bioanalytikere, ergoterapeuter, ernæring og sundhed, fysioterapeuter, hospitalsserviceassistenter, jordemødre, lægesekretærer, radiografer, social- og sundhedshjælpere, social- og sundhedsassistenter, folkeskolelærere, pædagoger, pædagogiske assistenter, socialrådgivere og sygeplejersker.

Rapporten pegede på, at der inden for sundhedsområdet er risiko for udfordringer med at rekruttere til følgende faggrupper:

• sygeplejersker (med den nuværende beskæftigelsesgrad og efterspørgsel)
• radiografer (hvis efterspørgslen efter faggruppen fortsat stiger)
• social- og sundhedsassistenter (bl.a. på grund af et fald i antallet af nyuddannede)
• hospitalsserviceassistenter (bl.a. afhængigt af, hvor tidligt de trækker sig tilbage fra arbejdsmarkedet)
• lægesekretærer (hvis efterspørgslen efter faggruppen fortsat stiger)
• jordemødre (kun hvis efterspørgslen fortsætter som gennemsnittet af de seneste 8 år)

Rapporten kan ses på:

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/sundhedsuddannelser/rapporter/

Rapport om rekrutteringsudfordringer for social- og sundhedspersonale

I december 2018 offentliggjorde regeringen en rapport om rekruttering og ledighed, uddannelse og deltid for social- og sundhedspersonale og sygeplejersker.

I rapporten anbefales det bl.a. at bruge efter- og videreuddannelse som fastholdelsestiltag, og at der systematisk samles op på årsager til, at medarbejdere stopper.

Rapporten fremhæver også, at praktik og overgange mellem studie- og praktikperioder repræsenterer den største risiko for, at studerende afbryder deres uddannelse. Der anbefales fokus på at klæde de studerende på til mødet med praksis, fx gennem besøg på praktikstedet, og at modtagelsen i praktikforløbet optimeres med inspiration fra de steder, der gør det godt.

Det anbefales endvidere, at der lokalt udvikles introduktionsprogrammer, der klæder nye medarbejdere på med faglig og praktisk viden om arbejdspladsen, og at disse løbende justeres ud fra feedback fra medarbejdere, der har været igennem programmerne. (Link til rapporten:

http://sum.dk/~/media/Filer%20-%20dokumenter/2018/Rekrutterings_kortlaegning_og-initiativer/Samlet_kortlaegning_af_rekrutteringsudfordringer.pdf)   

Vakanceopgørelser og anden personalestatistik

Region Midtjylland følger løbende rekrutteringssituationen bl.a. via de årlige elektroniske vakanceopgørelser. De seneste vakanceopgørelser viste en stigning i antallet af vakante stillinger på 68 fuldtidsstillinger fra 2017 til 2018 (stigningen var på 106 fuldtidsstillinger sammenholdt med 2016). Stort set hele stigningen var indenfor faggruppen sygeplejersker, hvor antallet steg fra 47 i 2017 til 115 i 2018. Der var ikke nogen udvikling i antallet af vakante speciallægestillinger fra 2017 til 2018. Vakanceopgørelserne kan ses på:

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/statistik-analyse-og-bi-rapporter/statistikker/vakanceopgorelse/

Region Midtjyllands årlige personaleredegørelser indeholder, udover vakancedata, også en række andre personalestatistikker og link til lokale personaledata, som kan være med til at afspejle forhold omkring rekrutteringssituationen. Blandt andet data omkring personalesammensætning, personaleomsætning, sygefravær, fuldtids-/deltidsbeskæftigelse og seniorordninger. Det fremgår for eksempel, at aldersfordelingen på Region Midtjyllands arbejdspladser samlet set er jævnt fordelt på aldersgrupper, og der er derfor ikke udsigt til generelle rekrutteringsudfordringer som følge af aldersfordelingen, men der kan dog være lokale udfordringer med en mere skæv aldersfordeling.   

Personaleredegørelserne kan ses på: https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/statistik-analyse-og-bi-rapporter/statistikker/personaleredegorelse/  

Øget dimensionering på sygeplejerskeuddannelserne

VIA UC har med støtte fra bl.a. Region Midtjylland søgt om at øge dimensioneringen på sygeplejerskeuddannelsen med 120 pladser om året. I starten af maj fik VIA UC svar fra Uddannelses- og Forskningsministeriet om, at ansøgningen er imødekommet og den øgede dimensionering kan principielt iværksættes allerede fra 1. september 2019. Den konkrete udmøntning drøftes i det såkaldte Samarbejdsforum i VIA UC med en efterfølgende politisk behandling i både kommunerne og Region Midtjylland.

Flere læger på vej

I forhold til gruppen af læger er der, som de ovennævnte vakanceopgørelser afspejler, rekrutteringsudfordringer inden for nogle specialer, geografier og afdelinger (blandt andet på grund af en skæv aldersfordeling på nogle områder). Der er dog ikke generelle rekrutteringsudfordringer på lægeområdet. For at imødegå udfordringerne er der blandt andet arbejdet med en psykiatri-taskforce og med sammenhængende forløb i den lægelige videreuddannelse. Dertil er der foretaget landspolitiske tiltag, såsom øget optag på medicinstudiet og fokus på øget rekruttering til almen medicin, som forventes at få positiv indflydelse på rekrutteringssituationen i de kommende år.

Strategi for arbejdsstyrkeplanlægning  

Regionsrådet har godkendt den strategi for arbejdsstyrkeplanlægning, som RMU tidligere har drøftet et udkast til. I forbindelse med den politiske behandling af udkastet blev der tilføjet et ekstra pejlemærke om at:

"Vi tager afsæt i, at normen for ansættelser i regionen som udgangspunkt er ansættelser på fuld tid. Samtidigt er vi opmærksomme på, at der kan være gode grunde til, at nogle har behov for at være på deltid".

Samtidigt blev der under strategispor 2 tilføjet nedenstående kursiverede beskrivelse af indsatsområde a) Færre ordinært ansatte på deltid med lavt timetal (<30 timer pr uge), under hensyntagen til både opgaveløsningen, medarbejderens ønsker, kollegerne og arbejdsmiljøet, jf. livsfasepolitikken.

Den politisk godkendte strategi vedlægges til orientering. Strategien og henvisninger til relevante data mv. formidles via E-dok og www.hr.rm.dk. Som det fremgår af strategien følger HR-/Personalecheferne arbejdet med strategiens indsatsområder og den opnåede effekt.

Pernille Blach Hansen konstaterede, at emnet er sat på dagsordenen, da det har fyldt meget på de seneste RMU-møder, og i det hele taget fylder meget bredt i organisationen.

Der var drøftelser i grupper, hvor der blev lagt op til dialog og erfaringsudveksling om:     

1) Hvad vi oplever er afgørende for, at vi kan rekruttere og fastholde?

2) Gode eksempler på, hvad der konkret kan gøres for at understøtte rekruttering og fastholdelse/trivsel nu og i fremtiden.  

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

Bord 1: Psykiatri og Social

• Vi skal skrive i stillingsannoncer, at vi også gerne ser ansøgninger fra nyuddannede sygeplejersker.

• Der ligger mange signaler i et stillingsopslag, fx i forhold til specialisering.

• Hvis alle vil være specialister, er der ingen generalister. Hvad er det for nogle opgaver, som vi skal løse?

• Psykiatri og Social er udfordret med hensyn til løn.

• Et godt fagligt miljø er væsentligt.

• Hvordan kan vi være mere fleksible i forhold til arbejdstider?

• Vi skal blive bedre til rotation inden for egen organisation.

Bord 2: Aarhus Universitetshospital

• Vi skal tænke meget på den unge generation og tage imod i forhold til deres behov. Vi er nødt til at udvise større fleksibilitet ellers søger de andre steder hen.

• Fleksibilitetsordninger: fx 37 en uge og et andet timetal en anden uge, placering af arbejdstid, mulighed for orlov (de unge har større frihedstrang) mv.

• Vi ser en stigning i seniorordning.

• Der, hvor mentorordningen fungerer, er det rigtig godt.

• Øget miljøbevidsthed på arbejdspladsen.

• Karriereveje er vigtige.  

Bord 3 – Regionshospitalet Horsens

• Vi har gode erfaringer med erfarne kolleger, som har været tilknyttet en anden afdeling 2 måneder udenfor normeringen.

• Relationer er meget vigtige og betyder meget – vi arbejder med bootcamps og buddy-ordninger.

• Vi har store rekrutteringsudfordringer – måske kan relationer hjælpe på det.

• Vi har måttet lukke nogle senge ned, fordi det ikke er muligt at rekruttere sygeplejersker og sosu'er. Vi har også trukket andre faggrupper ind som prøvehandling.

• Vi arbejder i teams – det giver tryghed og er godt i rekrutteringssammenhæng.

• Vi har lavet et rekrutteringskatalog.  

Bord 4 – Regionshospitalet Randers

• Vi har brug for ledere, der tør noget andet, tænke anderledes og afprøve nye prøvehandlinger.

Bord 5 – Hospitalsenheden Vest

• Kan vi bruge pensionerede kolleger som mentorer i forhold til øget fleksibilitet?

• Fleksibilitet i forhold til arbejdstider – nogle opgaver kan varetages hjemmefra.

• Vi skal spotte de rigtige ledertalenter og give feedback.

Bord 6 – Hospitalsenhed Midt

• Vi skal blive bedre til at kommunikere udad omkring arbejdsmiljø.

• Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis vi blot rekrutterer personale fra hinanden.

• En velfungerende drift er væsentlig i forhold til rekruttering – god ledelse, høj grad af tillid og inddragelse.

• Fokus på faglighed.

• Der er behov ledelsesmæssigt for mere langsigtet planlægning – se længere frem end fx blot 3 år.

• Mere målrettet fokus på gode uddannelsesforløb.

• Medarbejderes mulighed for indflydelse på arbejdstid er væsentlig, ligesom løn og graden af vagtbelastning.

• Vigtigt også at have fokus på de erfarne ældre medarbejdere – de er "limen" i afdelingen – husk at værdsætte det.

• Der skal være balance mellem hurtighed og faglighed.

• Vi inviterer sygeplejeskeelever til at lave deres bachelor på hospitalet og stiller lokaler til rådighed.

Bord 7: Fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

• Stor forskel fra område til område.

• Rekruttering er ikke problemet, mere fastholdelse (ac- og it-området). Medarbejderne bliver boende i Aarhus. Hvordan fastholder vi de kolleger ansat i Regionshuset Viborg, som ikke flytter til Viborg?

• Frygt for at blive et "uddannelsessted".

• Vi skal gøre os mere attraktive med hensyn til synliggørelse af, at vi løser spændende opgaver, og den forskel vi gør. Vi skal også tydeliggøre den udvikling, man som ansat kan få.

• Løn betyder noget i forhold til ansættelse af specialister.

Afslutningsvist blev der henvist til, at mange af de omtalte emner/eksempler også er i afspejlet i den nyligt vedtagne strategi for arbejdsstyrkeplanlægning. Der er også fokus på rekruttering og fastholdelse i HR-/Personalechefkredsen, som efter sommerferien har et seminar, hvor input fra dagens drøftelser - sammen med input fra drøftelserne med forretningsudvalget - vil blive inddraget.   

Konklusion/opsamling

Pernille Blach Hansen konstaterede, at der var kommet mange gode input og refleksioner frem på mødet. Forhåbentligt også konkrete ideer, som deltagerne kan tage med hjem og bruge. Stafetten ligger mange steder, og hun opfordrede til at fortsætte dialogen i HMU'erne. Emnet vil blive taget op igen i RMU og drøftelserne vil også fortsætte i HR-/Personalechefkredsen.

(o)

• Strategi for arbejdsstyrkeplanlægning
• Slide RMU døgnseminar rekruttering fastholdelse trivsel

De væsentligste budskaber fra døgnseminaret drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU´erne mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker at videreformidle til HMU´erne, MidtNyt mv.

Der foreligger foreløbigt følgende forslag til emner/dagsordenspunkter til de kommende RMU-møder:

• Udvalgte temaer vedr. transformation af sundhedsvæsenet
• Retningslinje for it-adgangsforhold for ansatte under længerevarende fravær fra arbejdspladsen
• Status for forankring af "God ledelse og styring i Region Midtjylland" (september-mødet)
• Temadrøftelse om psykiatrien

Der vil være mulighed for at komme med forslag til temaer/punkter til kommende møder.

Der kommunikeres om følgende fra døgnseminaret:

Orientering til HMU'erne

• RMU vil følge udviklingen omkring eventuelle reformer vedrørende regionerne og sundhedsområdet. Når der er væsentligt nyt, afklares det hvordan, og der kommunikeres om, hvad der skal ske.

• Den økonomiske situation i regionen og på AUH blev drøftet. En opsummering af hovedbudskaberne er videreformidlet til Hospitalsudvalget og regionsrådet.

• RMU fik præsenteret og drøftede statistikkerne vedrørende ansatte på særlige vilkår og sygefravær. Udviklingen i antallet af ansatte på særlige vilkår vil blive forklaret nærmere i forbindelse med næste møde.

• Det blev drøftet, hvordan der kan arbejdes med målsætningerne om sygefravær. Det blev bl.a. anbefalet at have fokus på tilstedeværelse og betydningen af godt arbejdsmiljø og trivsel, og huske at der mange steder er et meget lavt og naturligt sygefraværsniveau, og at sygefraværet generelt er faldet gennem de seneste år. Anbefalingerne vil blive videreformidlet til Lederforum for HR og HR-/Personalecheferne.

• Det blev aftalt at gentage kommunikationen om mulighederne for seniorordninger. Region Midtjyllands livsfasepolitik og mulighederne for at indgå individuelle seniorordninger er beskrevet på Koncern HRs hjemmeside (og i E-dok). Link: https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/personalepolitik/livsfasepolitik/  

• Kørselsgodtgørelse til uddannelsesaktiviteter blev drøftet. Direktionen vil på baggrund af drøftelserne overveje den fremtidige praksis i forhold til snittet mellem obligatorisk/ikke obligatorisk uddannelse, og om der kan være lokale retningslinjer for kørselsgodtgørelse til uddannelsesaktiviteter.

• Med hensyn til systematisk logopfølgning, er der behov for yderligere fælles kommunikation omkring hvad man må, og hvad der er forkert, inklusiv adgang til de typiske spørgsmål og svar (FAQ på hjemmeside mv). Administrationen blev bedt om at tydeliggøre, hvad der er lovpligtigt, og hvad der er en Region Midtjylland beslutning.

• Den nye ferielov træder først i kraft fra 1. september 2020. På Koncern HR'shjemmeside kan man læse mere om den nye ferielov, hvor der bl.a. er udarbejdet en FAQ med svar på de mest stillede spørgsmål. Der vil komme en artikel i Midtnyt efter sommerferien. Link til hjemmesiden: https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/retningslinjer/ferie---den-nye-ferielov/   

• Orienteringen om den opdaterede politik om vold og krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, blev udskudt. Den opdaterede politik vil blive lagt på hjemmesiden og kommunikeret ud, da den er baseret på gældende lovgivning, og derfor ikke kan afvente næste RMU-møde.  

Evaluering af temadrøftelserne 7. juni

• Temadrøftelserne giver god mening for HMU'erne. Opdatering fra dagen før bør gives som det første om morgenen af hensyn til HMU'erne, som ikke deltog den foregående dag.

• Der har været relevante emner på dagsordenen. Det giver god mening, at HMU'erne sidder for sig selv.

• Det har været en rigtig god dag, og vi tager noget med hjem. Måske er det for lidt med én dag. Overvej at invitere HMU'erne to gange om året.  

• Det har været rigtig positivt med de stillede spørgsmål. Det er anderledes at sidde opdelt på HMU-områder. Det giver et større udbytte at sidde med folk, som man kender.

• De to dages døgnseminar har været en rigtig god oplevelse – med input som man gerne vil tage med hjem til HMU.

Pernille Blach Hansen takkede afslutningsvist for gode bidrag og input. Hun opfordrede deltagerne til at sende evt. input, som de kommer i tanke om efterfølgende, til Jakob Olesen/Rachel Mortensen. Der har været talt meget om genetableringen af et godt samarbejde og afrapportering fra den gennemførte proces, og det er nu tid til at se fremad.

Konklusion

Der kommunikeres til HMU'erne om hovedbudskaber fra dagens møde. Orienteringen om foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning.