Dagsordener og referater Regions-MEDudvalget

Medarbejdersiden

Anja Laursen (kredsformand, DSR), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus), Karin Vestergaard (regionsformand, Dbio), Nethe Lunden (faglig sekretær, 3F), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Jette Nielsen (regionsformand, KOST), Christi-na Thisted-Høeg (radiograf, RAR, Hospitalsenhed Midt), Heidi Glud Christensen (SOSU, FOA, Regionshospitalet Randers), Holger Lyngklip Strøm (geolog, IDA, Regional Udvikling), Laila Garsdal Petersen (sygeplejerske, DSR, Hospitalsenheden Vest), Niels Jørgen Nielsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Horsens), Lene Thorbjørnsen (bioanalytiker, Dbio, Hos-pitalsenhed Midt), Henrik Ørskov (sygeplejerske, DSR, Psykiatri), Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Tanja Lyth (jordemoder, AUH), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospi-tal), Morten Krogh Christiansen (reservelæge, Regionshospitalet Horsens), Heidi Hoffmann Bested (ergoterapeut, Social)

Afbud

Mette Højbjerg Skjødt (lægesekretær, Regionshospitalet Viborg), Eske Roth (læge, AUH), Kim Kofod Hansen (udviklingsdirektør, Regional Udvikling), Tina Ebler (hospitalsdirektør, Psykiatrien), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Jens Boe Krag, (plejer, FOA, Psykiatri).

Øvrige deltagere

Kontorchef Poul Carstensen, Regionssekretariatet, Juridisk Kontor.

Dagsordenen til mødet og referat af RMU-mødet 2. september 2021 godkendes.

Dagsorden til mødet godkendes, og referat af det ordinære møde den 2. september 2021 godkendes.

Referat af temadrøftelser den 3. september 2021 vedlægges til orientering.

Pernille Blach Hansen bød velkommen til det ekstraordinære RMU-møde. 

Dagsorden blev godkendt. Referat fra det ordinære møde 2. september 2021 godkendes på det næste ordinære møde.

• RMU-referat 2. september 2021
• RMU-referat 3. september 2021

Region Midtjylland skal inden den 17. december 2021 have etableret en whistleblowerordning. Den kan bruges til at indberette lovovertrædelser og andre alvorlige forhold, som medarbejdere og samarbejdspartnere bliver bekendt med i forbindelse med deres arbejde i regionen eller samarbejde med regionen. Ordningen skal ses som et supplement til den allerede eksisterende åbenhed og interne dialog, der er i Region Midtjylland. Regionens whistleblowerordning foreslås evalueret i starten af 2023, når ordningen har været i drift i et år.

Folketinget har den 24. juni 2021 vedtaget lov om beskyttelse af whistleblowere. Loven er en gennemførelse af et EU-direktiv. Med loven bliver det et lovkrav, at offentlige myndigheder herunder regionen inden den 17. december 2021 har etableret en whistleblowerordning.

Whistleblowerordningen har til formål:

• at give medarbejdere og samarbejdspartnere en øget mulighed for at ytre sig om lovovertrædelser, alvorlige fejl og kritisable forhold i regionen.
• at beskytte medarbejdere og samarbejdspartnere, der benytter sig af ordningen, mod repressalier.
• at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet af regionens ydelser.

Ordningen kan benyttes af alle ansatte i Region Midtjylland og af de eksterne samarbejdspartnere, som regionen har.

Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den interne dialog og åbenhed, der er i Region Midtjylland. Ordningen er tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres ved henvendelse til ledelsen, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentanter eller via regionens MED-system.

Ordningen kan bruges til at indberette om forhold, hvor der er begrundet mistanke eller viden om overtrædelser af EU-retten, misbrug af økonomiske midler, bedrageri, underslæb, bestikkelse, tyveri m.v., grove eller gentagne overtrædelser dansk ret f.eks. forvaltningsloven, herunder de forvaltningsretlige principper samt tilfælde af seksuel chikane eller grov chikane.

Der kan ikke indberettes om overtrædelser af retningslinjer af mindre alvorlig karakter. Det er heller ikke hensigten med ordningen, at den skal bruges til at indberette samarbejdsproblemer, utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger eller patientbehandling på et hospital.

Organisering af en whistleblowerordning i Region Midtjylland

Der er ikke i lovgivningen krav til, hvordan ordningen i praksis skal etableres. Det foreslås, at ordningen skal evalueres i regionen, når ordningen har været i drift i et år. Det betyder, at der vil blive forelagt en evaluering for Regionsrådet senest i starten af 2023. Evalueringen forventes forinden at blive forelagt til høring i RMU.

Inddragelse af ekstern virksomhed

Det foreslås, at det er en ekstern virksomhed – et advokatfirma -, der administrer og modtager indberetningerne. Dette ikke mindst for at sikre whistleblowerens anonymitet igennem hele forløbet herunder også i de tilfælde, hvor den konkrete henvendelse ikke er omfattet af whistleblowerordningen. Den eksterne virksomhed, der har ansvaret for den indledende vurdering af, hvorvidt indberetningen falder inden for eller uden for ordningens materielle anvendelsesområde.

Hvis en indberetning skal behandles i ordningen, videresender den eksterne virksomhed indberetningen i anonymiseret form til en Vurderingskomité. Komitéen består af vicedirektøren for Regionssekretariatet, økonomidirektøren samt vicedirektøren fra Koncern HR med ansvar for løn og personale.

Sagsbehandlere fra Regionssekretariatet foretager den indledende sagsbehandling eventuelt i samarbejde med andre medarbejdere fra andre stabe, som måtte være berørt af indberetningen, og laver indstilling til Vurderingskomitéen i forhold til håndtering af indberetningen. Det er ligeledes sagsbehandlere fra Regionssekretariatet, som følger op på Vurderingskomiteens beslutninger, herunder sikrer, at der følges op på henvendelserne og tages de fornødne skridt.

I forbindelse med den indledende sagsbehandling tages der i hver enkelt sag stilling til eventuelle (in)habilitetsspørgsmål, og det sikres, at der i den videre håndtering af indberetningen ikke indgår medarbejdere eller ledere, som må eller kunne anses for at være inhabile. Dette gælder også i forhold til Vurderingskomiteen og Direktionens behandling.

Sagen oversendes som udgangspunkt videre fra Vurderingskomiteen til den del af organisationen, der som udgangspunkt ville have fulgt op på den pågældende sag, hvis ikke der havde været etableret en særlig whistleblowerordning.

Det vil herefter være denne del af organisationen, som udarbejder en redegørelse, hvor der tages stilling til de oplysninger, der fremgår af indberetningen samt forholder sig til, hvilken opfølgning indberetningen evt. giver anledning til. Hvis der er konstateret lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold, så kan opfølgningen fx bestå i ændrede arbejdsgange, ansættelsesretlige skridt, politianmeldelse m.v.

Når redegørelsen er endelig, sendes den til den eksterne virksomhed, der tager stilling til, hvorvidt der er foretaget de nødvendige undersøgelser i anledning af indberetningen samt fulgt tilstrækkeligt op på redegørelsen. Den eksterne virksomhed vil således også være en form for garanti for, at regionen har håndteret indberetningen korrekt.

Hvis den eksterne virksomhed vurderer, at der er fulgt tilstrækkelig op på indberetningen, giver den eksterne virksomhed feedback til whistlebloweren med respekt for reglerne om tavshedspligt. Såvel Vurderingskomiteen som direktionen orienteres samtidig om indberetningen samt den eventuelle opfølgning, den har givet anledning til.

Hvis den eksterne virksomhed vurderer, at der ikke er fulgt tilstrækkelig op på indberetningen, underretter den eksterne virksomhed såvel Vurderingskomiteen som direktionen herom, som herefter, eventuelt efter en dialog med den eksterne virksomhed, tager endelig stilling til, hvorvidt og eventuelt hvordan der kan følges yderligere op på indberetningen.

Forhandlinger med eksterne virksomheder

Regionsekretariatet undersøger og forhandler sideløbende med beslutningen om organisering af whistleblowerordningen med de to eksterne virksomheder, som regionen har indhentet tilbud fra.

Når den endelige model for whistleblowerordningen er vedtaget af regionsrådet, vil der blive iværksat en særlig kommunikationsindsats i forbindelse med etablering af den nye whistleblowerordning i samarbejde med Koncern Kommunikation.

Tidsplan over beslutningsforløbet i regionen

(Kontorchef Poul Carstensen, Regionssekretariatet, Juridisk Kontor, deltog under behandlingen af punktet).

Pernille Blach Hansen orienterede indledningsvist om forslaget til etablering og organisering af den kommende whistleblowerordning i Region Midtjylland.

Forslaget vil blive forelagt for forretningsrådet og regionsrådet senere efter drøftelsen i RMU og efterfølgende i koncernledelsen.

Det er nyt med en whistleblowerordning i Region Midtjylland, hvor vi har valgt at lægge op til en ekstern ordning for at sikre anonymitet og tillid. Ordningen evalueres efter et års tid.

Der lagt op til en ekstern hotline, så whistlebloweren ikke føler sig utryg ved at skulle henvende sig til nogen, som er ansat indenfor Region Midtjylland. Her skal et eksternt advokatfirma screene henvendelsen, og hvis de vurderer, at den er indenfor rammerne af whistleblowerordningen, sender de den til Vurderingskomiteen. Vurderingskomiteen tænkes etableret, fordi erfaringen er, at en ekstern part kan have svært ved at finde ind i en stor organisation som Region Midtjylland og vurdere, om der evt. kan være interessekonflikter. Der er lagt op til, at der sidder tre vicedirektører i Vurderingskomiteen, som vurderer, hvilket niveau sagen skal sendes til i organisationen, og hvordan vi undgår at involvere nogen, som kunne vise sig at være en del af sagen. Nogle gange vil man kunne sende sagen til den lokale ledelse, andre gange må Vurderingskomiteen se på, hvem der kan undersøge sagen.





Det vanskelige bliver at finde ud af, hvilke sager man kan whistleblowe om. Der skal være meget og tydelig kommunikation om, hvilke sager der ligger henholdsvis indenfor og udenfor rammen. Det er fx ikke meningen, at man skal kunne klage over dårligt samarbejdsklima med kolleger eller utilfredshed med sin chef. Jo tydeligere vi kan være i vores kommunikation fra starten af jo bedre.



Spørgsmål og bemærkninger fra mødedeltagerne grupperet i emner:

Vurderingskomiteen og lokal forankring

·







På medarbejdersides formøde blev det drøftet, hvilke type sager der kan bringes frem. Der står forvaltningsmæssigt og økonomisk, men det kan være svært at skelne mellem som almindelig medarbejder. Det kan blive meget omfangsrigt, og det kan også blive næsten ingenting. Der sidder kun tre personer i Vurderingskomiteen, og det kan måske blive en vanskelig og ressourcekrævende opgave for dem.

·







Kan man forestille sig, at der er situationer, hvor det er uhensigtsmæssigt, at det er disse tre personer, som vurderer sagerne? Der kan evt. være nogle få situationer, hvor det eksterne advokatfirma vil sige, at det ikke er hensigtsmæssigt, at det bringes frem for dem.

·







Vi har drøftet mange forskellige modeller, men er endt op med at gå efter en decentralt forankret undersøgelse med mindre man er inhabil. I de tilfælde kan der trækkes medarbejdere fra centralt hold ind. Vi har så store arbejdspladser og så dygtige og kompetente folk, der er vant til at se ind i denne type sager, at vi har tillid til, at man kan håndtere det lokalt. Og vi har en "second opinion" i kraft af, at advokatfirmaet til slut vurderer, om vi har undersøgt tilstrækkelig, om metoden været god nok, og om der er truffet den rigtige beslutning.

Det eksterne advokatfirma

·







På medarbejdersidens formøde blev det drøftet, hvor meget det eksterne advokatfirma kender til vores MEDsystem, niveauerne og kompetencer.

·







Når man whistleblower til det eksterne advokatfirma, vurderer de, om det er indenfor eller udenfor rammen. De sender sagen til Vurderingskomiteen, som vurderer, hvordan sagen undersøges, fordi de har et godt kendskab til Region Midtjyllands organisation. Vi må lave nogle klare instrukser og scenarier til advokatfirmaet om, hvad de skal gøre, hvis en sag fx kommer fra en af de afdelinger, som de tre i Vurderingskomiteen kommer fra, et regionsrådsmedlem eller en regionsrådsformand. Der kan evt. også være sager, som er så svære og tætte på topledelsen, at det er nødvendigt med en ekstern undersøgelse.

Fortrolighed og anonymitet

• Vi skal gøre alt for at sikre fortrolighed, men bliver det en større undersøgelse, hvor man skal tale med mange, så kan det godt blive sådan, at det er svært at holde helt inde i et lukket rum.
• Vi vil formentlig få en del henvendelser, som ikke er en del af whistleblowerordningen, og som advokatfirmaet vil afvise. De har henvendt sig anonymt til advokatfirmaet og regner med at forblive anonyme. Det vil naturligvis være fint, hvis advokatfirmaet kan guide dem i, hvor de så ellers kan gå hen. Det skal vi drøfte med advokatfirmaet.

·







Anonymitet er en svært størrelse at håndtere. Skal der eventuelt skrives noget mere om, at hvis man skal kunne behandle en sag, så er man nødt til at gå i dialog med advokatfirmaet, men at man sikres anonymitet.

Håndtering og hensyn til dem, der whistleblowes om

• Det er vigtigt at få beskrevet, hvordan det skal håndteres, hvis man i en afdeling får besked om at undersøge en sag – at det er fortroligt og ikke "kaffesnak", så man ikke kommer i klemme som medarbejder.
• Vi taler meget om anonymitet. Vi ved ikke, hvad der kommer ind. Hvis der i min afdeling fx er en patient, som klager over en medarbejder, så har vi en dialog om det med medarbejderen. Hvornår hører den person, der bliver klaget over i en whistleblowersag, om det – og i hvilken udstrækning hører man om, hvad advokatfirmaet har gang i? Det kan have store konsekvenser for den, som der bliver whistleblowet om.
• Det afhænger meget af sagen. Hvis det handler om fx chikane, så kommer man ikke udenom, at den pågældende skal høres i sagen. Vi skal dog ikke gøre det til mere end det er. Whistleblowerordningen gør ikke, at verden er helt anderledes. Det er jo ikke fordi, vi aldrig har haft og håndteret en sag, hvor nogen har taget af kassen eller lignende. Whistleblowersager starter bare typisk med, at den, der har henvendt sig, er en, som vi ikke kan oplyse den whistleblowede om, hvem er. Mange gange vil det typiske være, at vi har et system som meget vel ved, hvordan vi skal håndtere det.
  
  

·







Det er tricky, hvis vi får en whistleblowersag ind anonymt, som henlægges, fordi den ikke kan undersøges, idet vi ikke kan få yderligere oplysninger. Det fører næppe noget godt med sig at orientere den der whistleblowes om, at der er whistleblowet om pågældende. Vil man vide det eller ej? Vi skal træde varsomt og også beskytte de personer, der whistleblowes om.

Kommunikation

• I vores kommunikation skal vi have beskrevet, at whistleblowerordningen ikke er
  "hovedmotorvejen", det er undtagelsen, når man synes, at man ikke kan gå andre steder hen. Først går man til sin leder eller tillidsrepræsentant, og kan man ikke det, så går man et niveau over sin leder. Det er først, når man tænkt det grundigt igennem og er kommet frem til, at det kan man ikke, at man går til det eksterne advokatfirma. Det skal beskrives meget godt.
• Det er vigtigt, at vores kolleger har tillid til at bruge MEDsystemet. Klar kommunikation vil også gøre, at der ikke kommer sager ind i whistleblowerordningen, som ikke hører til der.
• Kommunikation er enorm vigtigt. Vi skal have skabt de rigtige forventninger og den rigtige tryghed og tillid til, at vi får det håndteret ordentligt og samtidig skal vi gerne have skabt et rum, hvor vi får mulighed for at stille supplerende spørgsmål enten via fx en juridisk medarbejder eller via advokatfirmaet.

Aktindsigt

• Det er også vigtigt at overveje, hvordan vi håndterer pressen i forhold til aktindsigt. Hvornår det bliver det omfattet af aktindsigt?
• Som udgangspunkt vil pressen og borgere ikke kunne få aktindsigt i denne type sager. Når sagen kommer til et eksternt advokatfirmaet er den ikke omfattet af aktindsigt. Når sagen kommer ind til Region Midtjylland fra advokatfirmaet, så vil det typisk være noget indholdsmæssigt, som gør, at vi ikke kan give aktindsigt. Det, vi vil kunne oplyse pressen om, vil typisk være, hvor mange sager vi har.
  
  
• Der kan være helt store spektakulære sager, som på et tidspunkt vil komme til offentlighedens kendskab. Vi kommer formentligt til at lave en årlig opsamling med en status på, hvordan året har været, hvordan det har udviklet sig og hvordan sagsbilledet ser ud. Det kan også bruges proaktivt, hvis der fx er nogle typer sager, som pludselig stiger. Det vil være naturligt, at denne status kommer omkring RMU og forretningsudvalget.

Opmærksomhedspunkter ift. whistleblowerordningen

• Vi har formentligt mange kolleger, som vil komme til at bruge whistleblowerordningen, fordi de oplever, at MEDsystemet helt ude lokalt ikke altid virker optimalt. Disse henvendelser vil blive frasorteret af advokatfirmaet. Bliver de henvendelser samlet op? Det hjælper ikke at sende dem tilbage og fortsætte med at være frustrerede. Kan de samles et sted?
• Det er en rigtig fin opmærksomhed, som vi vil tage med tilbage og tænke over. Hvis der pludselig kommer 20 sager ind fra samme område, så bør nogen sige, at her er noget, som vi skal have set på. Vi skal finde nogle gode balancer, så vi får taget hånd om sagerne på den rigtige måde og også, så det ikke kan blive brugt som en "smædekampagne". Det forlyder fra Region Syd, at de ikke får ret mange sager. Vi skal helt klart have skruet op for kommunikationen og beskrive de forskellige processer og scenarier.
• Man kan sagtens forestille sig, at der kan komme mange sager, når man tænker på Falck-sagen fra Region Syd. Det kunne fx være byggesager. Der er nogen, som har en oplevelse af misbrug af midler i sundhedsvæsenet, fordi der ikke er tilstrækkelige ressourcer.
• Det er en tendens i kommunerne i forhold til bekymringer for patienterne. Nu retter personalet i kommunerne bekymringsbreve til Styrelsen for Patientsikkerhed. Det er vigtigt at følge ordningen tæt i hvert fald det første år, inden den evalueres. Det store spørgsmål er, hvordan vi følger ordningen som MEDsystem, og hvordan evaluerer vi på noget, som vi ikke må vide ret meget om grundet anonymitet.
• Patientbehandling er som udgangspunkt undtaget fra whistleblowerordningen. Patienter og borgere kan ikke benytte ordningen, det er alene vores ansatte.
  
  
• Vi laver en whistleblowerordning, fordi vi skal, ikke fordi det er et ønske fra medarbejderside. Vi skal finde den mest hensigtsmæssige måde at gøre det på. Vi plejer at håndtere disse sager uden en whistleblowerordning. Vi har et afsnit, hvor der står, at "ordningen kan bruges til at indberette om forhold, hvor der er begrundet mistanke eller viden om overtrædelser af EU-retten, misbrug af økonomiske midler …. samt tilfælde af seksuel chikane eller grov chikane". I forhold til seksuel chikane eller grov chikane har vi den balance, at det kan godt være, at man gerne vil anmelde det anonymt, men så kan der ikke handles på det. Det plejer vi at tage os af. Forhåbentligt bliver vi ved med det ellers kommer vi ud i en situation, hvor vi handler mindre, fordi vi har fået en whistleblowerordning. Det er også vigtigt at få kommunikeret om.
• Der er de sager, som kommer til at køre gennem whistleblowerordningen, og så er der de sager, som bliver afvist, og som formentligt har en masse kvalitet i forhold til at lære af dem. Hvordan får vi lov til at lære af de afviste sager?
• I forhold til økonomi så ligger misbrug af offentlige midler indenfor rammen. Det er, hvis nogen fx køber malerier og får dem leveret hjemme hos sig selv på det offentliges regning. De situationer, hvor vi troede, at vi traf nogle fornuftige dispositioner på et tidspunkt, som senere viste sig ikke at være kloge, det er ikke omfattet. I forhold til at følge op og lære af sagerne, så kan man forestille sig en årlig afrapportering om antallet af sager, deres fordeling på kategorier og antallet af afviste sager mv. Den type information er væsentlig. Hvis vi får mange sager og kun få går videre, så er det god information om, at vi ikke har været præcise nok til at forklare, hvad man kan bruge ordningen til. Det kan også være relevant at gå tilbage og se på, hvor vi sender de afviste sager hen. Er vi gode nok til at forklare hvad MED-system, ledelsessystem og whistleblowerordning skal bruges til? Vi kan naturligvis ikke sige noget om de konkrete sager. Omkring anonymitet, så er det når man henvender sig første gang, at man er anonym. Derefter vil der være en dialog mellem advokatfirmaet og den pågældende, hvis der fx er behov for yderligere oplysninger mv.
• Whistleblowerordning er en falliterklæring for vores MEDsystem og vores grundværdier i organisationen. Det er ærgerligt, at der er behov for sådan et system. Vi må håbe, at der kun kommer få sager.

Konklusion
RMU drøftede forslaget vedrørende den kommende whistleblowerordning i Region Midtjylland. Pernille Blach Hansen opfordrede til at melde ind, hvis RMU via sine kanaler fornemmer, at der er problemer med kommunikationen.

• Flowdiagram whistleblowerordning - foreløbigt udkast

Ingen bemærkninger.