Disse oplysninger kan tilgå flere forskellige afdelinger / postkasser i regionen. Det kan være:

• Hovedpostkassen i Region Midtjylland.
• Det enkelte områdes hovedpostkasse.
• Regionssekretariatet, Juridisk Kontor.
• Regionssekretariatet, klager til regionsrådsformanden.
• Hospitalsledelser.
• Afdelingsledelser.
• Kvalitetsafdelinger.
• Koncern HR.
• De enkelte områdes HR afdeling.
• Andre.

Personer og ikke afdelinger

Der kan kun registreres oplysninger, der kan henføres til én eller få konkrete navngivne / identificerbare medarbejdere. Oplysninger der vedrører afdelinger eller systemer skal i udgangspunktet ikke registreres på personalesager. 

Personen og ikke funktionen

Ved modtagelse af klager vedrørende konkrete navngivne / identificerbare medarbejdere vurderes, om der er tale om en klage over funktionen eller personen. En klage over funktionen (f.eks. en klage over en beslutning truffet af direktionen eller en hospitalsledelse eller andre) skal ikke behandles som en klage over en konkret person.

Cases til belysning af, hvad der kan registreres

Registreres ikke på personalesag:

• Henvendelse fra patient, der klager over forplejningen i forbindelse med en indlæggelse
• Henvendelse fra pårørende vedrørende utilsigtede negative følger af en operation (med mindre klagen går på en konkret person)
• Henvendelse fra patient over for lang ventetid i forbindelse med henvendelse på akutafdeling
• Henvendelse fra borger, der er utilfreds med, at den praktiserende læge ikke vil udskrive hash olie.

Kan registreres på personalesag:

• Henvendelse fra borger, der har følt sig "uforskammet behandlet" af navngiven medarbejder
• Henvendelse fra patient, der mener sig seksuelt forulempet af navngiven medarbejder
• Henvendelse fra patient, der føler, at der var dårlig og mangelfuld kommunikation fra konkret navngiven / identificerbar medarbejder.

Henvendelser om navngivne / identificerbare medarbejdere kan komme fra forskellige aktører. Der kan være tale om:

• Oplysninger / afgørelser fra Styrelsen for Patientsikkerhed, Tilsynet vedrørende autorisationsforhold.
• Indgivne klager / afgørelser fra Styrelsen for Patientsikkerhed / Sundhedsvæsenets Disciplinærnævn.
• Dom eller kendelse om frakendelse vedrørende autorisationsforhold.
• Oplysninger om (sigtelser om) strafbare forhold fra Rigsadvokaten.
• Oplysninger om strafbare forhold, der fremgår af en indhentet straffeattest og som er behandlet i forbindelse med ansøgning om ansættelse / under ansættelsen.
• Klager (herunder vedrørende adfærd) fra borgere / patienter.
• Oplysninger / afgørelser i patienterstatningssager - hvis oplysningerne vedrører afgørelser efter specialistreglen og kan henføres til en eller få navngivne / identificerbare personer.
• Andre.

For den konkrete behandling af henvendelserne henvises til de udarbejdede sagsgange.

Videre behandling

Den videre sagsbehandling er afhængig af oplysningen. Der er udarbejdet en række fælles administrative sagsgange vedrørende forskellige typer af sager, der vedrører konkrete navngivne eller identificerbare medarbejdere i regionen.

Det enkelte område fastlægger sagsgange, der sikrer journalisering af henvendelsen på den relevante personalesag under delforløbet ”fortroligt”.

Journalisering omfatter alle relevante sagsakter i forbindelse med behandling af en oplysning / afgørelse.